У практичній діяльності підприємств досить поширеною є ситуація, коли первинні документи складаються іноземною мовою, зокрема при співпраці з нерезидентами, відрядженнях за кордон або отриманні послуг від іноземних контрагентів. У таких випадках у бухгалтерів і керівників виникає логічне питання: якими мають бути вимоги до перекладу таких документів та чи підлягає він нотаріальному посвідченню. Неправильне оформлення первинних документів може поставити під сумнів право на податкові витрати або податковий кредит.
Вимоги до обліку та первинних документів для цілей оподаткування
Відповідно до п.44.1 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі – ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, ведення яких передбачено законодавством.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що прямо визначено ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 р. (далі – ЗУ №996-XIV). Саме первинні документи підтверджують факт здійснення господарської операції та є ключовими для формування бухгалтерського і податкового обліку.
Мовні вимоги до первинних документів
Згідно з п.1.4 Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» №88 від 24.05.1995 р. (далі – Наказ №88), усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатися українською мовою.
Водночас документи, які є підставою для записів у бухгалтерському обліку та складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. При цьому ні ЗУ №996-XIV, ні Наказ №88 не містять жодних спеціальних або додаткових вимог до такого перекладу.
Чи потрібне нотаріальне посвідчення перекладу
Міністерство фінансів України у листах від 13.06.2007 р. № 31-34000-10/23-3986/4424 та від 24.10.2011 р. № 31-08410-07-29/26066, з посиланням на п.1.3 Наказу №88 (у редакції, чинній на момент надання роз’яснень), зазначало, що документи, складені іноземною мовою та які є підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою.
При цьому у зазначених листах відсутні будь-які вимоги щодо форми такого перекладу. Зокрема, Мінфін не висуває вимог щодо нотаріального посвідчення підпису перекладача або засвідчення перекладу нотаріусом. Це означає, що переклад може бути виконаний штатним працівником, залученим перекладачем або іншою особою, визначеною підприємством.
Переклад підтвердних документів на вимогу контролюючих органів
Окремо варто звернути увагу на пп.170.9.1 ПКУ, яким передбачено, що за запитом представника контролюючого органу роботодавець або сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.
Водночас ПКУ також не містить жодних застережень щодо способу або форми такого перекладу. Законодавець не вимагає нотаріального посвідчення перекладу чи залучення сертифікованого перекладача, залишаючи це питання на розсуд платника податків.
Отже, для цілей бухгалтерського та податкового обліку первинні документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою відповідно до вимог п.44.1 ПКУ, ст.1 ЗУ №996-XIV та п.1.4 Наказу №88. Водночас чинне законодавство не встановлює спеціальних вимог до оформлення такого перекладу та не передбачає обов’язкового нотаріального посвідчення підпису перекладача. Аналогічний підхід застосовується і при перекладі підтвердних документів на вимогу контролюючих органів згідно з пп.170.9.1 ПКУ. Це дозволяє підприємствам гнучко організовувати процес перекладу документів без додаткових витрат, за умови забезпечення зрозумілості та достовірності інформації для обліку і контролю.