Направлення працівників у службові відрядження традиційно супроводжується виплатою авансу на покриття майбутніх витрат. Водночас на практиці роботодавці нерідко стикаються із ситуаціями, коли працівник здійснює витрати власним коштом, а їх компенсація проводиться вже після повернення з відрядження. У зв’язку з цим виникає питання: чи є попередня видача авансу обов’язковою вимогою законодавства.
Які гарантії передбачені для працівників, направлених у відрядження
Відповідно до ст.121 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971р. №322-08 (далі – КЗпП), працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями, а працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Таким чином, законодавство гарантує працівнику право на компенсацію витрат, понесених у зв’язку зі службовим відрядженням, однак не містить прямої вимоги щодо обов’язкової виплати авансу до початку поїздки.
Чи можна компенсувати витрати після повернення з відрядження
Оскільки норми трудового законодавства спрямовані насамперед на забезпечення працівнику відшкодування витрат, роботодавець має право компенсувати працівнику витрати, понесені ним під час відрядження за власний рахунок, після подання відповідних підтвердних документів та дотримання встановленого порядку звітування.
За умови, що працівник документально підтвердив фактично здійснені витрати та подав звіт у встановленому порядку, суми такого відшкодування не включаються до його оподатковуваного доходу.
Отже, законодавство не встановлює обов’язковості попередньої видачі авансу на відрядження, але покладає на роботодавця обов’язок компенсувати працівнику всі фактично понесені та належним чином підтверджені витрати, пов’язані зі службовою поїздкою.