Авансові звіти є важливими документами для бухгалтерського обліку та оподаткування. У цій статті ми детально розглянемо, коли та як їх потрібно складати, які документи до них додаються, а також нюанси підтвердження витрат.
У яких випадках необхідно складати авансові звіти?
Спочатку, визначимось, що відповідно до пп.170.9.4 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №. 2755-VI (далі – ПКУ) Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп.170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронні довірчі послуги”) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп.170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається. Крім того, у випадку роз’їзного характеру роботи – авансові звіти не складаються також, а за роз’їзний характер роботи доплачується надбавка.
-
Чи потрібно у всіх випадках вимагати оригінали розрахункових документів?
Згідно з абз. а) пп.170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат. До підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Тобто, у випадку, коли розрахунок здійснюється карткою, підтвердженням витрат може бути виписка банку, а отже оригінал фіскального чеку чи інший документ – не потрібний. Кошти з картки можуть бути використані безготівково та може бути знята готівка. Але, починаючи з 08.10.2022р., документи про одержання готівки з поточного рахунку (чеки банкомата, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торговельних терміналів) подавати до бухгалтерії разом зі звітом не потрібно, оскільки були внесені зміни до Постанови Правління НБУ «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 29.12.2017р. №148.
Проте, слід врахувати наступне
Зазначений перелік документів прийнятний виключно для дотримання вимог щодо підтвердження відсутності оподаткування витрачених коштів ПДФО та ВЗ.
Однак, банківської виписки не достатньо для того, щоб визнати витрати для цілей податкового обліку у складі податкових витрат для оподаткування податком на прибуток. Банківська виписка підтверджує факт оплати послуг, товарів, а не факт їх отримання або придбання.
Документами, які підтверджує факт отримання послуг можуть бути: акти наданих послуг, акти виконаних робіт, страховий поліс, видаткові (прибуткові) накладні тощо.
Документами, що одночасно підтверджують і факт придбання, і факт оплати є: транспортні квитки, електронні транспортні квитки, фіскальні чеки.
То ж відмовитись від оригіналів документів, які підтверджують факт понесення витрат підзвітними особами, на нашу думку, досить складно. Адже підтвердити потрібно не тільки право на ненарахування ПДФО та ВЗ, але і право на податкові витрати та податковий кредит (в окремих випадках, наприклад: транспортні квитки, фіскальні чеки, рахунки на оплату за лічильниками і т.п.).