Однією з найбільш поширених причин виникнення спорів між платниками податків та контролюючими органами є недостатнє документальне підтвердження здійснених витрат або відсутність доказів їх зв’язку з господарською діяльністю підприємства. Саме ці обставини найчастіше стають підставою для невизнання витрат та податкового кредиту під час податкових перевірок.
Первинні документи як основа бухгалтерського та податкового обліку
Відповідно до п.44.1 ст.44 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VI (далі – ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Згідно з п.1 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996-XIV (далі – ЗУ №996-XIV), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Отже, саме належним чином оформлені первинні документи є основою для відображення господарських операцій у бухгалтерському та податковому обліку. При цьому наявність лише формально складених документів не завжди є достатньою умовою для підтвердження правомірності понесених витрат.
Витрати повинні бути пов’язані з господарською діяльністю
Крім документального підтвердження, важливим критерієм для визнання витрат є їх безпосередній зв’язок із господарською діяльністю підприємства.
Відповідно до пп.14.1.36 ПКУ, господарська діяльність – це діяльність особи, що пов’язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, що діє на користь першої особи, зокрема за договорами комісії, доручення та агентськими договорами.
Таким чином, здійснені витрати повинні не лише підтверджуватися первинними документами, а й мати економічне обґрунтування та бути спрямованими на отримання доходу підприємством. Саме відсутність належного документального підтвердження або неможливість довести зв’язок понесених витрат із господарською діяльністю найчастіше стає підставою для оскарження витрат та податкового кредиту під час проведення перевірок контролюючими органами.