Документи для обліку товарних запасів ФОП: основні вимоги, порядок ведення, виключення для певних категорій підприємців, та зберігання.
Відповідно до п. 12 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року №. 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку.
Порядок та форма обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів (зокрема, але не виключно, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів), які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).
Виключення для певних категорій ФОП
Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку. Вимоги не стосуються ФОП, які не зареєстровані платниками податку на додану вартість. Виняток становлять підприємці, що реалізують технічно складні побутові товари, які підлягають гарантійному ремонту. Вимоги також поширюються на підприємців, що продають лікарські засоби та вироби медичного призначення. Крім того, виняток включає ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння. Це стосується дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 №. 496, зареєстрованим в Міністерствіп юстиції України 02 листопада.11.2021 за №. 1411/37033 (далі – Порядок № 496).
Пунктом 2 розд. I Порядку № 496 встановлено, документи, які підтверджують облік та походження товарів – Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до Порядку №. 496 (далі – Форма обліку), та первинні документи.
Первинні документи – опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки. Також до первинних документів належать фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи. Ці документи повинні містити реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару. (Серед реквізитів повинні бути найменування суб’єкта господарювання, РНОКПП або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання. Крім того, для фізичних осіб може бути вказана серія та номер паспорта або номер ID картки. Це стосується тих, хто через релігійні переконання відмовився від прийняття РНОКПП. Вони повинні офіційно повідомити про це відповідний контролюючий орган. Паспорт таких осіб повинен містити відповідну відмітку. Інші обов’язкові реквізити включають дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару). А також дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.
Опис залишку товарів на початок обліку
Опис залишку товарів на початок обліку складається в довільній формі. Він має містити інформацію про: найменування товарів, наявних у такої фізичної особи – підприємця. У тому числі платника єдиного податку (далі – ФОП) на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів. Опис повинен включати кількість таких товарів із зазначенням одиниці виміру. Також необхідно вказати їх вартість, яка визначається самостійно ФОП.
У первинних документах, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, зазначається вартість товару за ціною придбання, підтвердженою обліком товарів, визначеним Порядком №. 496, та не зазначаються реквізити постачальника і отримувача товару.
Зберігання документів і форми обліку
Пунктом 10 розд. II Порядку №. 496 встановлено, що Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.
Такі документи щомісячно групуються в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.
Форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надаються посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки.
У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).
Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такої ФОП.
Форма обліку в електронній формі на вимогу посадових осіб контролюючого органу має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання (п. 11 розд. II Порядку №. 496).
Отже, документи для обліку товарних запасів ФОП є обов’язковими для ведення належного обліку товарів. Виключення стосуються певних категорій підприємців, що не є платниками ПДВ, із зазначеними виключеннями. Дотримання цих вимог допоможе уникнути проблем під час перевірок контролюючими органами.