Документи для підтвердження добових витрат є ключовим аспектом податкового обліку відряджень. У Податковому кодексі України визначено, які саме документи мають бути надані для підтвердження витрат. Проте іноді виникають суперечності щодо типів документів, які вважаються достатніми для підтвердження. Ця стаття аналізує вимоги ПКУ та пропонує рішення для оформлення добових.
Звернімось до положень основного документу, який регулює порядок відображення витрат на відрядження у податковому обліку: п.170.9 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №. 2755-VI (далі – ПКУ). Підпункт а) пп.170.9.1 ПКУ містить два дуже схожих положення, які стосуються різних видів витрат у відрядженні та у яких згадуються різні документи.
Положення ПКУ щодо документів, які підтверджують витрати у відрядження
У абзацах другому-четвертому підпункту а) пп.170.9.1 ПКУ мова іде про документи, які підтверджуються витрати у відрядженні, у т. ч. добові, а у абзацах вісімнадцятому – двадцять другому наведено перелік документів, які потрібні для підтвердження права на суму добових у відрядженні по території України та за кордон.
Ключова відмінність між даними пунктами – це документи, які згадує ПКУ:
- для підтвердження факту відрядження і суми добових, абзац четвертий підпункту а) пп.170.9.1 ПКУ вимагає:
«Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).»,
- для підтвердження факту відрядження і суми добових, абзаци вісімнадцятий-двадцять перший підпункту а) пп.170.9.1 ПКУ вимагають:
«Сума добових визначається в разі відрядження:
- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.»
Водночас у абзаці двадцять другому підпункту а) пп. 170.9.1 ПКУ вказано: «Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.»
В чому непогодженість між наведеними вище положеннями ПКУ
То ж фактично маємо непогодженість окремих речень у одному підпункті ПКУ, де для підтвердження добових у одному випадку вимагають: «будь-які інші підтвердні документи», а у іншому – «первинні документи».
Увага (!) абзац четвертий підпункту а) пп.170.9.1 ПКУ не вимагає «первинного документу», абзац двадцятий підпункту а) пп. 170.9.1 ПКУ також не вимагає «первинного документу», адже ні відмітка прикордонної служби, ні рахунок готелю – також не є первинними документами, але водночас є документами, що підтверджують факт перебування у відрядженні.
Єдина згадка про первинний документ наявна у випадку, коли мова йде про відрядження на території України.
Наказом Міністерства фінансів України від 21.06.2011р. №. 738 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року №. 260» було скасовано форму посвідчення про відрядження з 22.07.2011р.
Але, навіть, якщо підприємство і оформлювало б посвідчення на відрядження, то воно не може бути визнане первинним документом апріорі, оскільки не має містить всіх обов’язкових реквізитів первинного документу, передбачених п.2 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999р. №. 996-ХІV (далі – ЗУ №. 996-ХІV),:
- дату складання – у посвідченні є дати прибуття та вибуття, але не дата складання документу;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції – жоден з цих реквізитів не присутній у посвідченні на відрядження.
Чи ж подорожній лист первинним документом?
А тепер, розглянемо природу подорожнього листа та чи може він бути «іншим документом, який може підтвердити фактичне перебування у відрядженні», а також чи можна його визнати «первинним документом».
Згідно з п.2 ст.9 ЗУ №. 996-ХІV, первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Деякі експерти вважають, що обов’язковим реквізитом має бути грошовий вимірник. І на підставі цього намагаються довести, що подорожній лист не є первинним документом, але як бачимо, ЗУ №. 996-XIV такої вимоги не містить.
Тобто, якщо порівнювати «посвідчення на відрядження» та «подорожній лист», то саме останній є первинним документом. А, отже, може бути використаний для підтвердження права на добові у відрядженні.
Висновок: за вимогами ПКУ, для нарахування добових достатньо мати такі документи для підтвердження добових як наказ на відрядження та подорожній лист.