Електронна печатка у «Вчасно» викликає багато запитань серед користувачів сервісу електронного документообігу. Особливо це актуально, коли одні компанії використовують печатку, а інші — лише КЕП. Чи вимагає закон її обов’язковості? Які можуть бути ризики у разі її відсутності? Роз’яснюємо по суті.
Печатка: обов’язок чи право?
Відповідно до ч.1 ст. 581 Господарського кодексу України, суб’єкт господарювання має право використовувати печатку у своїй діяльності, але не зобов’язаний. Аналогічна логіка застосовується і до електронної печатки.
Які вимоги до електронного документа?
Згідно зі ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ — це документ, що містить обов’язкові реквізити та створюється у вигляді електронних даних.
Оригіналом електронного документа вважається його примірник, підписаний КЕП відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» (ст.7 Закону №851-IV). Якщо ж оформлено як електронний, так і паперовий документ з однаковим змістом, обидва мають однакову юридичну силу.
Що з реквізитами та печаткою?
Закон не містить вичерпного переліку обов’язкових реквізитів для електронних документів — їх визначають спеціальні норми. Електронна печатка не входить до кола обов’язкових реквізитів жодного документа.
Проте, податкова служба у ЗІР (категорія 129.03) вказує: якщо у підприємства є печатка, її слід накладати і на електронний документ. Тобто податківці вважають печатку обов’язковою — хоча прямо в законі такої вимоги немає.
Чи є ризики при відсутності печатки?
У разі, якщо з партнерами укладаються договори з печаткою на папері, а в «Вчасно» документи оформлюються без електронної печатки, це може створити неоднозначність щодо юридичної сили електронного документа, особливо під час перевірки.
Щоб уникнути податкових чи правових ризиків, рекомендується:
- уникати дублювання договорів в електронній та паперовій формах із різними реквізитами;
- Якщо документи дублюються — ставити печатку на обох;
- за потреби — отримати індивідуальну податкову консультацію за ст. 52 ПКУ.
Таким чином, накладання електронної печатки на документи у сервісі «Вчасно» не є обов’язковим згідно із законом. Достатньо лише КЕП. Проте, якщо у вас є електронна печатка, а контрагент її використовує — це може стати предметом перевірки або суперечки. Тому, за наявності сумнівів, краще погодити порядок документообігу із партнерами наперед та проконсультуватися з контролюючими органами.