Електронні документи та передача права підпису: чи потрібен паперовий варіант?

Перехід на електронний документообіг в Україні значно спростив процеси обміну інформацією та зберігання документів. Проте у підприємств виникає практичне питання: чи можна передавати право підпису виключно електронним наказом, без дублювання його на папері?

Коли електронний документ не може бути оригіналом

Згідно зі ст.8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. №851-IV, електронний документ не застосовується як оригінал у трьох випадках:

свідоцтво про право на спадщину;
документи, які за законом можуть бути створені лише в одному оригінальному примірнику (якщо не існує централізованого сховища);
інші випадки, передбачені законом.

Оскільки чіткого переліку документів у пунктах 2 і 3 немає, підприємства часто орієнтуються на Інструкцію №55, затверджену постановою КМУ від 17.01.2018р. №55. У ній визначено, що документування в електронній формі є основним, а паперові документи допускаються лише у виняткових випадках.

Чи можна оформити наказ про передачу права підпису в електронному вигляді?

Законодавство не містить прямої заборони складати наказ про передачу права підпису виключно в електронній формі. Більше того:

Наказ Мін’юсту від 11.11.2014р. №1886/5 прямо передбачає можливість створення оригіналів у формі електронних документів із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
п.155 Інструкції №55 зазначає, що накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі;
Наказ Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 визначає, що право підпису може передаватися наказом чи довіреністю, а конкретний порядок встановлюється статутними документами підприємства.

Таким чином, дублювати електронний наказ на папері немає законодавчої необхідності.

Вимоги до реквізитів електронних наказів

Оформлення електронних розпорядчих документів здійснюється за вимогами ДСТУ 4163-2020, який встановлює правила для організаційно-розпорядчої документації. Це означає, що електронний наказ має містити ті ж реквізити, що й паперовий, але в електронній формі.

Отже, з урахуванням чинних норм законодавства наказ про передачу права підпису може бути оформлений виключно в електронному вигляді із застосуванням КЕП. Дублювати його на папері не потрібно. Водночас остаточне рішення варто узгодити зі статутними документами підприємства та внутрішніми положеннями, які регламентують порядок документообігу.