Впровадження електронного документообігу на підприємствах України стає все більш популярним. Це зумовлено зручністю, економією часу та коштів, а також екологічністю. Однак, виникає питання: як правильно оформити електронні первинні документи, щоб вони відповідали всім вимогам законодавства та мали юридичну силу?
Відповідно до ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. №.851-IV електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Призначення електронних документів
Але потрібно звернути увагу, що електронні документи бувають різного призначення:
– первинні документи;
– організаційно-розпорядчі документи;
– звіти;
– тощо.
Кожен з наведених вище видів документів в електронному вигляді повинні мати обов’язкові реквізити, які передбачені для документів у паперовому вигляді, та відповідати всім вимогам щодо наявності та розміщення реквізитів електронного документу.
Наприклад, відповідно до п.2 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №. 996-ХІV первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо). Відповідно до ст.6 ЗУ №.851-ХІV накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.
У разі створення електронного первинного документа з використанням більш як одного електронного підпису та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням електронного підпису або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.
Іншими словами, без накладення КЕП документ не є електронним. Даний висновок наведено також у Постанові Верховного Суду України у справі №.920/1028/18 від 18.12.2019р.