Чи оподатковуються суми, відшкодовані працівнику за проживання у відрядженні, якщо оплату здійснено з особистої картки? На практиці часто виникають ситуації, коли працівник розраховується за готель власною банківською карткою, а підприємство пізніше компенсує ці витрати. Чи вважаються такі суми доходом працівника і чи підлягають вони оподаткуванню?
Вимоги законодавства
Відповідно до абз. 2 пп. 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 №2755-VI (далі – ПКУ), не є доходом платника податку – фізичної особи сума відшкодованих роботодавцем витрат на відрядження в межах фактичних витрат.
До таких витрат належать, зокрема:
- оплата вартості проживання у готелях (мотелях) або оренда житлових приміщень;
- витрати на харчування, якщо вони включені до рахунку за проживання;
- побутові послуги (прання, чищення, лагодження, прасування одягу тощо).
Такі суми не є об’єктом оподаткування лише за умови наявності підтвердних документів, які засвідчують фактичну вартість витрат.
Які документи підтверджують витрати
До підтвердних документів належать (абз. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
- рахунки або квитанції від осіб, що надають послуги з проживання;
- виписки або відомості з банківського рахунку, до якого емітовано платіжний інструмент;
- документи, що підтверджують здійснення операцій із використанням платіжних інструментів;
- інші документи, які засвідчують фактичну вартість витрат.
Крім того, пп.170.9.2 ПКУ передбачає, що якщо під час відрядження розрахунки проводяться особистим або корпоративним платіжним інструментом, підтвердженням понесених витрат є виписка з банківського рахунку (у паперовій або електронній формі), що містить необхідну інформацію про виконані платіжні операції.
Отже, якщо працівник під час відрядження оплатив проживання особистою банківською карткою, а підприємство відшкодувало йому ці витрати, така компенсація не є доходом працівника і не підлягає оподаткуванню, за умови, що:
- витрати підтверджені належними документами, зокрема випискою з банку,
- витрати відповідають меті відрядження.
Сам факт використання особистої картки не впливає на оподаткування — головне, щоб були підтвердні документи, передбачені пп.170.9.2 ПКУ.