Ведення обліку на підставі первинних документів є базовою вимогою як бухгалтерського, так і податкового законодавства України. Законодавець чітко визначає, що саме первинні документи є головною підставою для відображення господарських операцій, визначення доходів, витрат і формування податкових зобов’язань.
Вимоги Податкового кодексу України
Відповідно до підпункту 44.1 статті 44 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010 р. (далі — ПКУ), платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, ведення яких передбачено законодавством.
Це означає, що будь-які дані, відображені у звітності платника, повинні бути підтверджені документально — належно оформленими документами, що засвідчують факт здійснення господарської операції.
Роль первинних документів у бухгалтерському обліку
Згідно з пунктом 1 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV (далі — Закон №996-XIV), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Відповідно до статті 1 цього Закону, первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію. Отже, без первинного документа господарська операція вважається неподтвердженою і не може бути відображена у бухгалтерському обліку.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Пункт 2 статті 9 Закону №996-XIV визначає перелік обов’язкових реквізитів, без яких документ не може визнаватися первинним:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця її виміру;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати таких осіб.
Наявність цих реквізитів забезпечує достовірність і юридичну силу документа незалежно від форми, в якій його створено — паперовій чи електронній.
Електронні первинні документи
Законом №996-XIV передбачено, що первинні документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі, за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абзац 4 пункту 2 статті 9). Це положення створює рівність між паперовими та електронними носіями інформації, якщо електронний документ містить усі обов’язкові реквізити та підписаний належним чином.
Правовий статус електронного документа
Відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. №851-IV (далі — Закон №851-IV), електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Таким чином, електронний документ має ту саму юридичну силу, що й паперовий, за умови наявності кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або іншого засобу ідентифікації, визначеного законом.
Отже, з огляду на наведене, електронні первинні документи є повноправними доказами здійснення господарських операцій. Вони можуть бути використані як підстава для ведення бухгалтерського та податкового обліку, складання фінансової звітності, підтвердження витрат чи доходів у перевірках контролюючих органів.
Використання електронних документів не лише відповідає чинному законодавству, але й сприяє підвищенню ефективності документообігу, прозорості та захисту інформації в господарській діяльності підприємства.