Реквізити первинних документів: важливу роль у сучасному бізнес-середовищі відіграють первинні документи, що визначають фінансову та правову основу діяльності компанії. Однак для того, щоб забезпечити їхню юридичну силу та визнання на рівні закону, потрібно враховувати реквізити, які є необхідними для визначення їхньої законності та дійсності. Реквізити, зазначені в первинних документах, є необхідними елементами для встановлення їхньої законності перед органами влади, податковими органами та іншими департаментами.
Визначення первинного документу містить ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996-XIV (далі – ЗУ № 996-XIV): «Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію».
Для повного розуміння зазначеного терміну варто звернутися до визначення господарської операції. Це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 ЗУ № 996-ХІV).
Тобто, первинні документи на підприємстві є основою для здійснення записів у бухгалтерському обліку та, відповідно, повинні містити достатньо відомостей про операцію та відповідати вимогам чинного законодавства.
Правила оформлення первинних документів наведені у п.2 ст.9 ЗУ № 996-ХІV, згідно з яким первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Аналогічні положення наведені у Наказі Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 № 88 (далі – Наказ №88), відповідно до п.2.3 якого: «Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;
- назва документа (форми);
- дата складання;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».
Підприємство може самостійно розробляти форми більшості первинних документів за умов дотримання вищенаведених обов’язкових реквізитів.
Однак обов’язкові реквізити первинних документів ще можуть визначатися й спеціалізованим законодавством. Наприклад, для податкової накладної вони визначені у п.201.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. № 2755-VI (далі – ПКУ), а для акцизної накладної – у п.231.1 ПКУ. Це ж саме стосується касових і банківських документів. У зв’язку з чим, не можна змінювати форми платіжних доручень, податкові накладної та РК до них, акцизної накладної та РК до них, авансового звіту, прибуткових і видаткових касових ордерів, касової книги.
Зверніть увагу, що відсутність обов’язкових документів може призвести до повного невизнання господарської операції, якої стосувався цей документ. Особливої уваги даному аспекту приділяють контролюючі органи в процесі податкових перевірок.
Крім того, досить частим випадком у різноманітних статтях є віднесення до обов’язкових реквізитів печатки Підприємства. Такі положення є некоректними та не відповідають вимогам чинного законодавства, оскільки печатка не є, та ніколи не була, обов’язковим реквізитом первинного документу.
Крім зазначених вище обов’язкових реквізитів чинним законодавством визначено також перелік додаткових реквізитів. Так, залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити:
Таблиця 1
Перелік додаткових реквізитів первинних документів, визначених законодавством
| ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996-ХІV | п. 2.3 Наказу № 88 |
| 1 | 2 |
|
|
Тож, для уникнення непорозумінь з податківцями та ризиків визнання господарських операцій фіктивними, при складанні первинних документів варто особливу увагу приділяти заповненню саме обов’язкових реквізитів.