У діяльності будь-якого підприємства питання зберігання документів має не лише організаційне, а й податкове значення. Невиконання встановлених строків може призвести до ризиків під час перевірок, а також до неможливості підтвердити показники звітності. Розглянемо, які строки зберігання документів передбачені законодавством та як їх правильно застосовувати на практиці.
Загальні вимоги до зберігання документів
Відповідно до п.44.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VI (далі – ПКУ), платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п.44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом встановлених строків.
При цьому законодавство встановлює мінімальні строки зберігання, які залежать від виду документів.
Строки зберігання за ПКУ
Згідно з п.44.3 ПКУ, передбачено такі строки:
→ 2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.39 і 39-2, п.141.4 ПКУ (довідково: трансфертне ціноутворення та оподаткування доходів нерезидентів податком на репатріацію);
→ 1 825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (пп.44.3.2 ПКУ);
→ 1 095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп.44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп.44.3.3 ПКУ);
→ 1 095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп.44.3.4 ПКУ).
З якого моменту обчислюється строк зберігання
Важливим є не лише сам строк, а й момент, з якого він починає обчислюватися. Відповідно до абз.2 п.44.3 ПКУ:
→ строк зберігання обчислюється з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися відповідні документи;
→ якщо звітність не подавалася — з граничного строку її подання;
→ для документів, пов’язаних з іншими вимогами законодавства — з дня здійснення господарської операції;
→ для дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії.
Практичний підхід для підприємства
Якщо узагальнити вимоги законодавства для практичного застосування, підприємству доцільно орієнтуватися на такі правила:
→ основна маса первинних документів, бухгалтерських регістрів та фінансової звітності повинна зберігатися щонайменше 5 років з моменту подання відповідної звітності — це базовий строк, який застосовується у більшості випадків;
→ у разі здійснення специфічних операцій (зокрема, контрольованих операцій) строк зберігання збільшується до 7 років, і такі документи не можна знищувати раніше;
→ документи, не пов’язані безпосередньо з обчисленням податків, формально можуть зберігатися 3 роки, однак на практиці цей строк рідко застосовується до основного масиву документів.