Питання правильного оформлення службових відряджень залишається одним із найчастіших у практиці бухгалтерів та кадровиків, особливо коли йдеться про короткострокові поїздки працівників — наприклад, на один день. Розглянемо, яке нормативне визначення має поняття «відрядження», які умови повинні бути дотримані, щоб поїздка визнавалась службовою, та які ризики несе її неоформлення.

Нормативне визначення службового відрядження

Єдине офіційне визначення поняття «відрядження» наведене у Наказі Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. №59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (далі — Інструкція №59). Варто зазначити, що дія цієї Інструкції є обов’язковою лише для державних органів, а також для підприємств, установ і організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних кошті (листи Мінфіну України від 19.12.2013 р. №31-07230-16-10/36949 та від 13.02.2012 р. №54-0-2-12/7.2).

Для підприємств приватного сектору Інструкція №59 має рекомендаційний характер. Як зазначено у листі ДПСУ від 31.03.2012р. №5742/6/15-1415, її можна використовувати як довідковий документ, якщо внутрішні локальні акти підприємства не суперечать Кодексу законів про працю України (КЗпП) та Податковому кодексу України (ПКУ).

Ознаки, за якими поїздка визнається службовим відрядженням

Згідно з п.1 розділу І Інструкції №59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи, за наявності документів, що підтверджують зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства.

Виходячи з цього визначення, можна виділити шість ключових умов, які одночасно мають бути виконані:

1. У поїздку відряджається працівник підприємства.
2. Вона здійснюється за розпорядженням керівника.
3. Відбувається виїзд до іншого населеного пункту.
4. Поїздка обмежена певним строком.
5. Метою є виконання службового доручення.
6. Наявні документи, що підтверджують зв’язок із господарською діяльністю підприємства.

Лише за наявності цих ознак поїздка може бути визнана службовим відрядженням у розумінні законодавства.

Ризики неоформлення навіть одноденних відряджень

На практиці часто трапляються випадки, коли працівник у межах одного робочого дня виїжджає до іншого міста для вирішення службових питань, але відрядження документально не оформлюється. Це може мати небажані наслідки — як податкові, так і трудові.

Податкові ризики

Якщо під час перевірки податкові органи встановлять факт перебування працівника у робочий час поза межами свого постійного місця роботи без відповідного наказу про відрядження, підприємству може бути поставлено під сумнів:

• право на віднесення витрат на паливо до складу податкових витрат;
• право на податковий кредит з ПДВ за операціями із придбання палива;
• цільове використання пального — його можуть розцінити як використане у власних потребах працівника, що тягне ризик нарахування акцизного податку;
• правомірність нарахування амортизації автомобіля, який, за висновками податківців, міг використовуватись не у господарській діяльності.

Встановити ці обставини контролюючі органи можуть, зокрема, за даними:

• паливних карток підприємства (місце та час заправки);
• фіскальних чеків, наданих працівниками для компенсації витрат.

Заправка службового автомобіля в іншому населеному пункті під час робочого дня може бути доказом фактичного відрядження, навіть якщо офіційно воно не оформлене.

Трудові ризики

Хоча ця ситуація малоймовірна, на практиці відомі випадки, коли після звільнення працівники зверталися до суду з вимогою виплатити добові за фактичні, але неоформлені відрядження. У разі доведення порушення суд може зобов’язати роботодавця виплатити середній заробіток за увесь період затримки розрахунку відповідно до ст. 117 КЗпП України. Ризик такого розвитку подій мінімальний, адже довести факт службового доручення без наявного розпорядження керівника практично неможливо. Проте задля уникнення будь-яких претензій краще належно оформлювати навіть короткі робочі поїздки.

Практичні рекомендації

Щоб уникнути спірних ситуацій, доцільно:

• затвердити внутрішній порядок відряджень (наприклад, положення про службові відрядження);
• оформлювати наказ (розпорядження) керівника на будь-яку поїздку до іншого населеного пункту;
• підтверджувати мету відрядження документами — листами, актами, звітами про виконання завдань;
• зберігати первинні документи (чеки, квитанції, записи по паливних картках), що підтверджують витрати, пов’язані з поїздкою.

Таким чином, хоча одноденні поїздки працівників іноді здаються формальністю, їх неоформлення може призвести до суттєвих фінансових ризиків для підприємства. Оформлення наказу про відрядження навіть на один день — це найпростіший і найдешевший спосіб захистити себе від можливих податкових донарахувань і трудових спорів.

Поточні консультації…