Утилізація документів: зростання кількості первинних документів, їх зберігання- проблема, з якою стикаються практично всі суб’єкти господарювання, які довгий час працюють на ринку. Знищення документів дозволяє позбутись витрат на їх зберігання та позбутись, уже не потрібної робочої документації. Однак, потрібно пам’ятати, що підприємства зобов’язані дотримуватись термінів зберігання документів, тому у статті розглянемо, які види документи підлягають знищенню, порядок дій та процедури засвідчення факту знищення документів.
Які документи підлягають знищенню?
Знищенню підлягають бухгалтерські документи, що не належать до Національного архівного фонду та за якими закінчились строки зберігання, передбачені ст. 44 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №. 2755-VI (далі – ПКУ) та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. №. 578/5 (далі – Перелік №. 578/5).
Заборона щодо знищення документів без попереднього проведення експертизи їхньої цінності описана в п. 2.13 Переліку №. 578/5. Згідно зі ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993р. №. 3814 цей процес полягає у всебічному вивченні документів із метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ). Як правило, більшість юросіб не створює і не набуває документів, які підлягають внесенню до НАФ. Адже туди зазвичай потрапляють документи, які мають особливу культурну цінність.
Знищення неревізованих (неперевірених) документів
Звертаємо Вашу увагу на те, що знищення неревізованих (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається (лист Держкомархіву від 03.07.2013р. №. 01.2/2629). Слід також зазначити, що згідно з примітками Переліку №. 578/5, деякі документи можуть бути знищені лише за умови завершення перевірки державними податковими органами. При порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Рекомендаціями Укрдержархіву керуються громадські об’єднання, релігійні організації, підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, а також державні наукові установи під час підготовки положень про ЕК. (ч. 4 п. 2 підрозд.1 розд.ІІ Правил №. 1000/5).
Варто зазначити, що для проведення власної експертизи (перевірки) документів керівник підприємства створює експертну комісію. Відповідно до Наказу Державної архівної служби України «Про затвердження та впровадження Методичних рекомендацій з підготовки Положення про експертну комісію громадського об’єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності» від 29.07.2019р. №. 65 (далі – Наказ №. 65) встановлено, що експертна комісія (далі – ЕК) є постійно діючим органом юридичної особи.
Головним завданням ЕК юридичної особи є організація та проведення спільно зі службою діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи. Також ЕК приймає рішення про схвалення і подання до ЕПК державного архіву проектів таких документів:
- описів та номенклатури справ з кадрових питань,
- інструкції, положення про службу діловодства,
- архівний підрозділ та ЕК,
- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ та ін.
Склад ЕК затверджується розпорядчим документом юридичної особи, до нього входять керівник служби діловодства та архівного підрозділу юридичної особи, працівники структурних підрозділів, а також представники ЕПК державного архіву (за згодою).
Отже, фактично порядок дій Підприємства при утилізації документів має виглядати так:
- спершу створити експертну комісію та затвердити наказом по підприємству Положення про експертну комісію у відповідності до вимог Наказу №. 65;
- необхідно визначити документи, строк зберігання яких закінчився до 01 січня року, у якому підприємство збирається знищити ці документи;
- комісія формує документи у справи (створюється документ – номенклатура справ);
- комісія затверджує рішення про те, що вони не мають цінності (документ – протокол засідання комісії). Рішення приймають більшістю голосів;
- оформлюється Акт про вилучення для знищення документів (форма затверджена Додатком 15 до Правил №. 1000/5);
- комісія перевіряє акт;
- керівник підприємства підписує згаданий Акт.
Таким чином, відібрані для знищення документи включають до Акта про вилучення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Тобто, відлік строку зберігання документів, складених у 2017 р., розпочинається з 1 січня 2018 р.
Утилізація документів, якщо їхня вага не перевищує 20 кг, може бути здійснена шляхом спалювання (див. лист Держкомархіву від 20.04.2010р. №. 795/072). Проте, якщо вага більша встановленої норми – необхідно звернутись до організації із заготівлі вторинної сировини та оформити передачу документів накладними. Відповідно до п.6,7 гл. 3 розд.V Порядку №. 1000/5, обраний спосіб утилізації, дату здачі документів, їх вагу і номер накладної записують слід зазначити у в актах про вилучення документів для знищення.