Строки зберігання фінансової звітності у відкритому доступі, які передбачені законодавством України у процесі ведення бізнесу та дотримання вимог фінансової звітності перед підприємствами – актуальне питання. Зокрема, виникають ситуації, коли компанії планують оновити веб-сайт або просто видалити застарілі документи, у тому числі фінансову звітність із аудиторськими звітами. Однак, перш ніж це зробити, важливо розуміти вимоги законодавства України щодо обов’язкового зберігання таких документів.
Відповідно до пп.2 п.3 ст.14 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996-XIV (далі – ЗУ №996-XIV), великі підприємства, які не є емітентами цінних паперів, та середні підприємства зобов’язані не пізніше ніж до 1 червня року., що настає за звітним періодом, оприлюднювати річну фінансову звітність та річну консолідовану фінансову звітність разом з відповідними аудиторськими звітами, звітом про управління, консолідованим звітом про управління, звітом про платежі на користь держави, консолідованим звітом про платежі на користь держави на своїй веб-сторінці або своєму веб-сайті (у повному обсязі).
Оприлюднена річна фінансова звітність та річна консолідована фінансова звітність (у повному обсязі разом з аудиторськими звітами) повинні зберігатися на веб-сайтах підприємств, головних розпорядників бюджетних коштів та офіційному веб-сайті центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, не менше шести років, якщо більший строк не встановлено законом (п.7 ст.14 ЗУ №996-XIV).
Строки зберігання фінансової звітності.
Тобто, якщо останній рік звітності — 2024, і її потрібно зберігати не менше шести років, то вона має залишатися доступною щонайменше до кінця 2030 року включно.
Аналогічно:
- звітність за 2019 рік потрібно зберігати до кінця 2025 року;
- звітність за 2020 рік — до кінця 2026 року і так далі.
Згідно зі ст.163-16 Кодексу України про адміністративні правопорушення №80731-X від 01.06.1984р. (далі – КУпАП), порушення порядку оприлюднення фінансової звітності або консолідованої фінансової звітності разом з аудиторським звітом –
- тягне за собою накладення штрафу від однієї тисячі до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого ч.1ст.163-16 КУпАП, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, –
- тягне за собою накладення штрафу від двох тисяч до трьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Таким чином, відповідно до законодавчих вимог, річна фінансова звітність разом із аудиторським звітом має зберігатися у відкритому доступі на сайті підприємства щонайменше шість років. Видалення звітності раніше встановленого строку може розглядатися як порушення порядку її оприлюднення та призвести до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу.