У процесі переходу до електронного документообігу чимало компаній стикаються з питанням: чи можна повністю відмовитися від паперової версії наказу про передачу права підпису і оформлювати його виключно в електронному вигляді? Відповідь не така очевидна, як може здатись на перший погляд. Розглянемо правові підстави.
Що говорить законодавство про електронні документи?
Відповідно до ст.8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV, електронний документ може мати статус оригіналу, крім випадків, коли:
- йдеться про свідоцтво про право на спадщину;
- документ створюється в одному примірнику, якщо відсутнє централізоване електронне сховище;
- або інше прямо передбачено законом.
Конкретного переліку документів, які мають бути виключно в паперовому вигляді, не існує. Тож орієнтуємося на підзаконні акти та стандарти.
Як це врегульовано на практиці?
Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі (затверджена постановою КМУ №55 від 17.01.2018 р.) передбачає, що основною формою діловодства є електронна. Виключення становлять документи:
- з інформацією обмеженого доступу;
- які згідно із законом не можуть існувати лише в електронній формі;
- якщо паперову форму прямо передбачено актами КМУ.
Тобто паперове дублювання не є обов’язковим, якщо не існує спеціального обмеження.
Позиція Міністерства юстиції
Згідно з Наказом Мін’юсту №1886/5 від 11.11.2014 р., усі установи (включаючи підприємства) мають право створювати оригінали документів в електронній формі за умови використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
У самому наказі немає заборони на електронну форму наказів про передачу права підпису. Навпаки, згідно з п.155 згаданої Типової інструкції, накази з адміністративно-господарських питань готуються виключно в електронній формі.
Що з підписанням документів?
Наказ Мін’юсту №1000/5 від 18.06.2015 р. передбачає, що право підпису документів може бути надане на підставі довіреності або внутрішнього розпорядчого акту, наприклад — наказу. Конкретну форму передачі права підпису (наказ чи довіреність) має визначити статут або внутрішні положення підприємства.
Чи потрібно дублювати в паперовій формі?
Жодна з наведених норм не вимагає обов’язкового дублювання наказу про передачу права підпису в паперовому вигляді. Єдиною умовою є дотримання технічних та юридичних вимог до електронного документа — зокрема, застосування КЕП, правильне формування реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020, архівне зберігання тощо.
Водночас остаточне рішення щодо виключно електронного ведення таких документів має враховувати внутрішні правила підприємства, а також бути підтвердженим юридично.