У господарській діяльності підприємства нерідко отримують первинні документи, складені іноземною мовою (зокрема під час закордонних відряджень). У такому випадку виникає питання щодо необхідності їх перекладу українською мовою, вимог до такого перекладу та можливості залучення власних працівників для його виконання.
Облік і первинні документи як основа оподаткування
Відповідно до п.44.1 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010 р. (далі – ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, ведення яких передбачено законодавством.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи згідно зі ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 р. (далі – ЗУ №996-XIV).
Вимоги до мови первинних документів
Згідно з п.1.4 Наказу Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р. «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (далі – Наказ №88), усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатися українською мовою. Документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою.
При цьому ані ЗУ №996-XIV, ані Наказ №88 не встановлюють спеціальних вимог до форми або способу оформлення такого перекладу.
Позиція Мінфіну та податкових органів
Міністерство фінансів України у листах від 13.06.2007 р. №31-34000-10/23-3986/4424 та від 24.10.2011 р. №31-08410-07-29/26066 (з посиланням на п.1.3 Наказу №88 у редакції, чинній на той момент) зазначало, що документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою, при цьому жодних вимог щодо нотаріального посвідчення такого перекладу не встановлювалося.
Згідно з пп.170.9.1 ПКУ, за запитом представника контролюючого органу роботодавець або сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою. Вимог щодо форми перекладу ця норма не містить.
Державна податкова служба у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР, категорія 102.18) також зазначає, що документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою, без встановлення спеціальних вимог до такого перекладу.
Крім того, у листі ДПАУ від 05.05.2011 р. №8434/6/15-0315 зазначено, що забезпечення платником податків автентичності перекладу може включати виконання перекладу професійним працівником підприємства із зазначенням його прізвища, ініціалів, посади та посвідчувальним написом «Перекладено згідно з оригіналом».
Отже, документи, отримані в закордонному відрядженні та складені іноземною мовою, підлягають перекладу українською мовою за запитом контролюючого органу відповідно до пп.170.9.1 ПКУ та п.1.4 Наказу №88. Законодавство не містить вимог щодо нотаріального посвідчення перекладу таких документів. Достатнім є виконання перекладу професійним співробітником підприємства із відповідним посвідчувальним написом.