Питання строків подання авансового звіту та випадків, коли його складання є обов’язковим, досить часто викликає практичні труднощі у підприємств. Особливо це стосується ситуацій, коли внутрішні положення компанії встановлюють більш жорсткі вимоги, ніж передбачено податковим законодавством.
Строки документального підтвердження витрат
Відповідно до пп.170.9.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI (далі – ПКУ), документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій здійснюється шляхом подання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат. Ця норма застосовується, зокрема, у випадках здійснення безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) або особисті платіжні інструменти.
При цьому ПКУ встановлює чіткий строк для такого підтвердження: платник податку зобов’язаний подати відповідні документи та, за потреби, повернути надміру витрачені кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він:
- завершує відрядження;
- або завершує виконання окремої цивільно-правової дії.
Фактично це означає, що законодавством передбачено доволі тривалий період для звітування — до 60 календарних днів залежно від дати завершення відрядження (наприклад, якщо відрядження завершено 1 листопада, граничний строк подання документів — 31 грудня).
Співвідношення внутрішніх положень і норм ПКУ
На практиці підприємства часто встановлюють у внутрішніх документах (зокрема, у Положенні про службові відрядження) значно коротші строки, наприклад обов’язок подання авансового звіту протягом 3 робочих днів після завершення відрядження. Однак такі положення суперечать нормам ПКУ, оскільки податкове законодавство прямо визначає інший, довший строк. Відповідно, для цілей оподаткування пріоритет мають саме норми ПКУ, а не внутрішні документи підприємства.
Разом з тим підприємство може встановлювати внутрішні контрольні строки, але їх недотримання саме по собі не створює податкових наслідків, якщо дотримано строки, визначені ПКУ.
Коли авансовий звіт є обов’язковим
Важливо враховувати, що не в усіх випадках подання Звіту про використання коштів є обов’язковим. Згідно з пп.170.9.4 ПКУ, такий звіт складається та подається у строки, визначені пп.170.9.3 ПКУ, лише у двох випадках:
- якщо у платника податку виникає оподатковуваний дохід (зокрема, у вигляді додаткового блага) — з метою визначення суми податку;
- якщо платник податку використовує готівку понад суму добових витрат, включаючи кошти, отримані із застосуванням платіжних інструментів.
Отже, сам по собі факт відрядження або використання коштів під звіт не завжди означає обов’язковість подання авансового звіту.