Під час відображення господарських операцій у бухгалтерському та податковому обліку важливе значення має їх належне документальне оформлення. Саме первинні документи є основною підставою для визнання витрат, а також підтверджують їх зв’язок із господарською діяльністю підприємства.
Відповідно до абз. 4 ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV (далі – ЗУ №996-XIV), господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів, зобов’язань або власного капіталу підприємства.
Згідно з п. 1 ст. 9 ЗУ №996-XIV, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на їх підставі можуть також складатися зведені облікові документи.
Аналогічна вимога передбачена п. 2.1 Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 р. №88 (далі – Наказ №88), відповідно до якого саме первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.
При цьому п. 2.3 Наказу №88 визначає обов’язкові реквізити первинних документів. Зокрема, вони повинні містити найменування підприємства, назву документа, дату його складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру, посади і прізвища відповідальних осіб, а також особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції.
Крім вимог бухгалтерського законодавства, необхідність документального підтвердження господарських операцій встановлена і Податковим кодексом України. Так, відповідно до п. 44.1 ПКУ, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, ведення яких передбачено законодавством.
Отже, для підтвердження правомірності відображення витрат у бухгалтерському та податковому обліку недостатньо лише наявності первинних документів із формально правильними реквізитами. Зміст наказів, договорів, актів та інших документів має підтверджувати економічну обґрунтованість здійснених витрат і їх безпосередній зв’язок із господарською діяльністю підприємства. Саме належне документальне оформлення є основною підставою для визнання таких витрат як у бухгалтерському, так і в податковому обліку.