Корпоративна платіжна картка є зручним інструментом для здійснення розрахунків, пов’язаних із господарською діяльністю підприємства та службовими відрядженнями. Водночас її використання регулюється вимогами законодавства, які визначають коло осіб, що можуть користуватися карткою, порядок підтвердження понесених витрат та встановлюють окремі обмеження щодо проведення операцій.
Що таке корпоративна платіжна картка?
Відповідно до абз. 11 п. 3 Постанови Правління НБУ «Про затвердження Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів» від 29.07.2022р. №164 (далі – Постанова №164), електронний платіжний засіб – це платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом.
Таким чином, платіжна картка є електронним платіжним засобом, а корпоративна платіжна картка – це картка, яку банк випускає для юридичної особи з метою здійснення розрахунків, пов’язаних із її господарською діяльністю.
Хто має право користуватися корпоративною карткою?
Підприємство як власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати операції з використанням корпоративного платіжного інструменту, та надає банку їх ідентифікаційні дані. Як правило, корпоративна картка оформлюється на конкретного працівника підприємства, який використовує її для оплати витрат, пов’язаних із господарською діяльністю або службовими відрядженнями.
Водночас користуватися корпоративною карткою має право виключно особа, на яку вона емітована. Передача картки іншим особам не допускається. Такий порядок прямо передбачений п. 107 Постанови №164.
Які операції можна здійснювати за допомогою корпоративної картки?
Використовуючи корпоративну платіжну картку, працівник може:
- здійснювати безготівкові розрахунки за товари, роботи та послуги, пов’язані з діяльністю підприємства;
- отримувати готівкові кошти для здійснення витрат у межах господарської діяльності або під час службового відрядження.
Такі операції проводяться відповідно до умов договору з банком-емітентом та вимог законодавства щодо використання платіжних інструментів.
Чи потрібно звітувати за кошти, використані з корпоративної картки?
Кошти, використані або отримані за допомогою корпоративної платіжної картки, фактично вважаються коштами, виданими працівнику під звіт.
Саме тому після завершення службового відрядження або виконання відповідного доручення працівник повинен підтвердити понесені витрати первинними документами (рахунками, чеками, квитанціями, транспортними документами тощо) та подати авансовий звіт у порядку, передбаченому пп. 170.9.1–170.9.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VІ (далі – ПКУ).
Якщо працівник знімає готівку з корпоративної картки, він зобов’язаний використати її за цільовим призначенням або повернути невикористаний залишок підприємству. Такий залишок може бути внесений до каси підприємства з оформленням прибуткового касового ордера та відображенням у розрахунках із підзвітною особою.
Які обмеження встановлені для використання корпоративної картки?
Законодавство передбачає окремі обмеження щодо використання корпоративних платіжних карток. Зокрема, відповідно до п. 106 Постанови №164, корпоративний платіжний інструмент не може використовуватися для виплати заробітної плати або інших соціальних виплат.
Отже, корпоративна платіжна картка є інструментом для здійснення розрахунків виключно в інтересах підприємства. Використовувати її може лише працівник, на ім’я якого вона оформлена, а всі витрати, здійснені за допомогою такої картки, мають бути підтверджені первинними документами та відображені в авансовому звіті відповідно до вимог ПКУ. Крім того, законодавство прямо забороняє використовувати корпоративні картки для виплати заробітної плати та інших соціальних виплат.