Іноді працівники звертаються до компанії з проханням оплатити поліс добровільного медичного страхування для свого родича з подальшим утриманням суми з зарплати. На перший погляд, усе просто — компанія заплатила, працівник повертає кошти. Але як правильно відобразити таку операцію в обліку, звітності?
Що відбувається на практиці?
Працівник подає заяву про прохання щомісяця утримувати з його заробітної плати суму, яку компанія сплатила за поліс для його родича. У такому випадку фактично страхування оплачує не компанія, а сам працівник, просто через механізм відшкодування.
Як оформити документально?
- Укласти договір про компенсацію витрат, у якому прописати порядок та спосіб повернення коштів (на рахунок або через відрахування із зарплати).
- Отримати заяву працівника з проханням щомісячного утримання.
- Відобразити заборгованість працівника перед компанією на дату укладення страхового договору (згідно з принципами бухгалтерського обліку).
Чи треба показувати у звітності?
У цьому випадку немає підстав:
- відображати дохід у звітності як додаткове благо родичу;
- деталізувати родича в об’єднаній звітності.
Оскільки працівник повністю компенсує витрати, родич не отримує жодної вигоди від компанії. Отже, в об’єднаній звітності не потрібно вказувати код доходу або інші деталі щодо родича.
Чи нараховувати ПДВ?
Компенсація вартості полісу не є об’єктом ПДВ (відповідно до листа ДФС №4585/ІПК/26-15-12-01-18 від 25.10.2018р.), податкова накладна не складається. Проте виникає інша ситуація — розподіл податкового кредиту згідно з п.199.1 ПКУ.
Якщо компанія купує товари чи послуги, які використовуються як в оподатковуваних, так і в неоподатковуваних операціях (зокрема, як у випадку з компенсацією працівником), — потрібно:
- проаналізувати вхідний податковий кредит;
- визначити частку ПДВ, що підлягає до нарахування як податкове зобов’язання;
- скласти зведену податкову накладну до кінця місяця.
Практична порада
В обліковій політиці краще заздалегідь передбачити:
- які товари/послуги пов’язані з оподатковуваними операціями;
- які — із неоподатковуваними;
- чи існує податковий кредит, що підлягає розподілу.
Це допоможе уникнути зайвих коригувань і штрафів при перевірках.