Підтвердження відрядження за кордон після скасування штампів у паспортах стало актуальним питанням для бухгалтерів і роботодавців після змін, що набрали чинності 12 жовтня 2025 року. Відтепер відмітки у закордонних паспортах громадян України не проставляються, тому факт перебування у відрядженні потрібно підтверджувати іншими документами, передбаченими Податковим кодексом України.
Норми Податкового кодексу України
Порядок підтвердження перебування у відрядженні визначено підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI (далі — ПКУ). Відповідно до нього:
- Сума добових визначається в разі відрядження:
- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує візи (дозволу на в’їзд) — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, для в’їзду до яких потрібна віза — за наявності наказу про відрядження і документальних доказів перебування особи у відрядженні (відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки за проживання або інші документи, що підтверджують перебування).
Отже, норми ПКУ залишаються незмінними — різниця полягає лише у країнах, до яких застосовується кожен порядок.
Відрядження до країн ЄС
Оскільки для поїздок до країн Європейського Союзу громадянам України не потрібна віза, для підтвердження відрядження і виплати добових достатньо наказу про відрядження та первинних документів.
До таких документів можуть належати:
- квитанції, рахунки чи інвойси за проживання в готелі;
- проїзні документи (авіаквитки, квитки на поїзд, автобус тощо);
- чеки на оплату транспортних чи інших витрат, пов’язаних з відрядженням.
Оплата зазначених витрат може бути здійснена як самим працівником, так і підприємством, яке направляє його у відрядження.
Відрядження до країн із візовим режимом
Для країн, які вимагають наявності візи, порядок не змінився. Для підтвердження факту перебування у відрядженні обов’язково потрібні відмітки прикордонних служб у паспорті або інші документи, передбачені пп.170.9.1 ПКУ. Водночас ці країни не скасували процедуру проставлення штампів, тому підтвердження зазвичай не викликає труднощів.
Таким чином, після 12 жовтня 2025 року для відряджень до країн ЄС штампи у закордонних паспортах більше не потрібні. Для підтвердження відрядження та виплати добових достатньо наказу і первинних документів, що засвідчують витрати чи перебування працівника за кордоном. Для країн із візовим режимом порядок підтвердження залишається без змін.