Подорожній лист: питання оформлення подорожніх листів завжди є актуальним.
У цій статті ми розглянемо як затверджувати форму подорожнього листа автомобілів та чи є обов’язковим реквізитом відмітка лікаря?
Станом на сьогодні відсутні типова форма та інструкція щодо оформлення подорожніх листів легкових автомобілів.
ДФСУ у листі від 09.06.2015р №11999/6/99-99-19-01-01-15 зазначила наступне: «…оскільки, чинним законодавством не передбачена типова форма бланка дорожнього листа легкового автомобіля, то підприємство може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення».
Враховуючи викладене, підприємство має розробити та затвердити відповідним наказом бланк подорожнього листа для обґрунтованого списання паливно-мастильної сировини, який буде містити обов’язкові реквізити, визначені п.2 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.
Рекомендуємо зазначати наступну інформацію:
- номер
- марку авто
- кілометраж
- рух пального
- маршрут
- температурні умови
- норму витрат палива.
Варто зазначити, що період для складання подорожнього листа законодавчо не встановлено. У зв’язку з чим підприємство може самостійно обрати період для складання подорожнього листа, наприклад – календарний місяць. Проте, для підтвердження зв’язку з господарською діяльністю з метою збереження права на податковий кредит при придбанні палива та автомобіля, для можливості амортизувати автомобіль у податковому обліку, потрібно описувати поїздки за кожен день.
Наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування (Типова форма N 3)» від 17.02.1998р. №. 74, що втратив чинність від 16.04.2013р. на підставі Наказу Державної служби статистики Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного комітету статистики України від 17.02.1998р. №. 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 19.03.2013р. №. 95, було затверджено типову форму подорожнього листа, що, серед інших, містила відмітку «Водій за станом здоров’я до керування допущений» та підпис лікаря.
Відповідно до ст. 18, ст. 34 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001р. №. 2344-III, п. 1.4 розд.ІV Наказу МОЗ та МВС «Про затвердження Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів» від 31.01.2013р. №. 65/80 (далі – Положення №. 65/80), визначено, що проведення передрейсового медогляду є обов’язковим.
При цьому його результати лікар заносить до «Журналу передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв» (далі – Журнал). А за наявності подорожнього листа — робить запис і в ньому (п. 4.6 Положення № 65/80).
Проте, відповідно, якщо даний реквізит не передбачений формою подорожнього листа, що затверджена підприємством, запис щодо медогляду слід робити лише в «Журналі».
Без відміток лікаря та механіка подорожній лист вважатиметься дійсним.
До того ж його можна використовувати як підтверджуючий первинний документ для списання палива на витрати. Для облікових цілей відмітки лікаря та механіка жодної ролі не відіграють. Адже через відсутність таких відміток документ аж ніяк не втрачає статусу первинного.
Штрафні санкції за випуск транспортного засобу без проходження медичного огляду водія визначені ст.128 Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984р. №8073-X, а саме: штраф на посадових осіб 40 (перший раз) та 50 НМДГ (якщо повторно) (від 680 грн до 850 грн).
Отже, форму подорожнього листа підприємство має затверджувати самостійно. Відмітка лікаря не є обов’язковим реквізитом та її відсутність жодним чином не впливає на дійсність документу та статус його як первинного.