Подорожній лист легкового автомобіля повинен містити всі обов’язкові реквізити, визначені законодавством, навіть після скасування типової форми у 2013 році. Підприємство має право самостійно розробляти форму документа, але для уникнення податкових суперечок доцільно також вказувати маршрут руху, хоча його наявність формально не є обов’язковою.
Питання оформлення подорожніх листів досі викликає дискусії серед бухгалтерів та юристів. Після скасування типової форми облік роботи службового легкового автомобіля здійснюється за власнорозробленими формами, але обов’язкові реквізити залишаються. Додатково на практиці виникають суперечки щодо необхідності зазначення маршруту руху.
Чинні правила оформлення
Наказ Держкомстату №74, яким було затверджено типову форму подорожнього листа та інструкцію щодо її застосування, втратив чинність ще у 2013 році. Відтоді підприємства мають право самостійно розробляти форму документа, дотримуючись вимог до первинних документів, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».
До обов’язкових реквізитів належать:
- назва документа;
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- посади та прізвища відповідальних осіб;
- підпис або інші ідентифікуючі дані.
Форма може містити й додаткові реквізити, якщо це зручно для підприємства, але вони не є обов’язковими.
Можливі скорочення форми
Оскільки типовий бланк більше не є обов’язковим, підприємство може адаптувати його, вилучивши зайві графи, такі як коди, колона, час прибуття та вибуття, дані про заправника, розрахунок заробітної плати водія тощо. Реквізит про передрейсовий медичний огляд може бути передбачений внутрішніми документами, але не обов’язково фіксувати його у подорожньому листі, оскільки він вноситься до окремого журналу медоглядів.
Якщо документ складається раз на місяць, доцільно додати поля «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» для фіксації зміни водіїв.
Чи обов’язково вказувати маршрут руху
Податковий кодекс не встановлює податкових різниць через відсутність маршруту, якщо витрати пов’язані з господарською діяльністю. Проте практика свідчить, що податкові органи іноді оскаржують витрати через відсутність даних про маршрут.
У постанові Верховного Суду від 02.06.2022 р. у справі №160/70/19 розглядалося питання невизнання витрат через відсутність маршруту у подорожніх листах. Суд став на бік підприємства, оскільки пробіг, відстань та час роботи автомобіля можна було підтвердити іншими даними, але сам факт судового спору доводить актуальність цього питання.
Отже, підприємство має право самостійно розробляти форму подорожнього листа, але вона повинна містити всі обов’язкові реквізити. Зазначення маршруту руху формально не є обов’язковим, однак його наявність може допомогти уникнути суперечок з податковими органами.