Під час нарахування лікарняних можуть виникати технічні помилки, зокрема неправильне визначення середньої заробітної плати. Якщо помилково було застосовано розрахунок середньої зарплати з мінімальної заробітної плати, таку помилку необхідно виправити відповідно до вимог законодавства та правильно відобразити у звітності.
Відповідно до абз. 2 пп. 2 ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. №1105-XIV (далі – Закон №1105-XIV), оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності у випадках, визначених п. 1 та п. 7 ч. 1 ст. 15 Закону №1105-XIV, здійснюється за рахунок коштів роботодавця у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
До таких випадків належать, зокрема:
- тимчасова непрацездатність унаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;
- перебування працівника в самоізоляції, обсервації або спеціалізованих закладах охорони здоров’я у випадках, передбачених законодавством.
Водночас, згідно з п. 3.3 Наказу Державного комітету статистики України «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» від 13.01.2004 р. №5 (далі – Інструкція №5), оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця належить до інших виплат, що не входять до фонду оплати праці. Саме тому до таких виплат не застосовуються загальні правила виправлення помилок, передбачені для сум, що належать до фонду оплати праці (пп. 1.6.2 Інструкції №5).
Якщо помилка була допущена при нарахуванні лікарняних, її необхідно виправити за той звітний період, у якому такі суми були нараховані. Для цього подається уточнюючий Податковий розрахунок за відповідні місяці із розподілом донарахованих сум за днями тимчасової непрацездатності.
У Додатку Д1:
- подається «Уточнюючий» розрахунок;
- у графі 09 зазначається код типу нарахувань «2» (КТН «2») у разі самостійного донарахування сум ЄСВ за минулі періоди;
- застосовується код категорії застрахованої особи «29»;
- графа 25 «Ознака (0,1)» не заповнюється, оскільки при виправленні сумових помилок із використанням коду типу нарахувань «2» ознаки «0» та «1» не застосовуються.
У Додатку 4ДФ виправлення здійснюється за загальними правилами із застосуванням ознак «0» або «1», при цьому використовується ознака доходу «101».
Таким чином, якщо помилка стосується лікарняних, що оплачуються за рахунок роботодавця, її слід виправляти шляхом подання уточнюючої звітності за відповідні звітні періоди із правильним відображенням сум у Додатку Д1 та Додатку 4ДФ відповідно до вимог Закону №1105-XIV та Інструкції №5.