Витрати на відрядження: чи можна оплачувати готель особистою карткою? У практиці компаній часто виникають ситуації, коли працівники під час відряджень оплачують проживання та інші витрати не корпоративною, а особистою карткою, і важливо розуміти, як це впливає на оподаткування.
Про що говорить Податковий кодекс
Відповідно до абз. 2 пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ), не є доходом працівника сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження, зокрема:
- оплата проживання у готелях (мотелях);
- витрати на харчування, включені до рахунку за проживання;
- побутові послуги (прання, прасування, лагодження одягу, взуття, білизни);
- оренда інших жилих приміщень.
Тобто ці витрати не оподатковуються, якщо вони підтверджені належними документами.
Які документи потрібні
До підтвердних документів належать:
- рахунки та квитанції від готелів та інших осіб, які надають послуги з проживання;
- страхові поліси (у разі їх оформлення);
- банківські виписки та/або відомості з рахунку про здійснені платіжні операції;
- документи, що підтверджують проведення платежу з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що підтверджують фактичні витрати.
Особиста чи корпоративна картка?
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, якщо для розрахунків під час відрядження працівник використав будь-який платіжний інструмент — корпоративний чи особистий — витрати вважаються підтвердженими, якщо є відповідна виписка з рахунку. Така виписка може бути як у паперовій, так і в електронній формі.
Отже, оплата витрат під час відрядження особистою карткою працівника не впливає на порядок їх оподаткування. Важливою умовою є наявність підтвердних документів. У випадку з оплатою іноземною карткою (наприклад, зі Швейцарського банку) достатньо надати банківську виписку — це прямо передбачено Податковим кодексом України.