У сучасному документообігу дедалі частіше використовуються електронні документи, зокрема акти виконаних робіт або наданих послуг. Проте виникає важливе запитання: якщо акт оформлено в електронному вигляді, чи вважається він первинним документом без накладення електронного підпису?
Яким вимогам має відповідати первинний документ?
Для бухгалтерського та податкового обліку застосовуються первинні документи з обов’язковими реквізитами, передбаченими Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Зокрема, це:
- назва документа;
- дата його складання;
- дані підприємства, від імені якого документ складено;
- зміст і обсяг операції;
- прізвища й посади відповідальних осіб;
- підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Документи можуть бути створені як на папері, так і в електронній формі. Але якщо йдеться про електронний формат, то він повинен відповідати законодавству про електронні документи.
Який документ вважається електронним?
Згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних і який має необхідні реквізити.
Його створення вважається завершеним тільки після накладення електронного підпису. Саме підпис ідентифікує автора документа та забезпечує його юридичну силу. Також, у разі потреби, може додатково застосовуватись електронна печатка.
Чи має значення форма візуалізації підпису?
Ні. В електронних системах підпис може відображатися по-різному — як графічне зображення, текстовий рядок або через спеціальну панель перевірки. Важливо не зовнішнє оформлення, а технічна наявність і чинність підпису, яку можна перевірити засобами криптографії або програмами перевірки КЕП.
Отже, акт, створений в електронній формі, вважається первинним документом лише за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів і накладеного електронного підпису. Якщо підпис відсутній, такий акт не має юридичної сили для обліку. Тож, отримуючи електронні документи, обов’язково перевіряйте, чи дійсно вони підписані КЕП, а не просто відправлені як файл без підпису.