Будь-яка господарська операція повинна бути належним чином документально оформлена. Саме первинні документи є підставою для її відображення в бухгалтерському обліку та підтверджують факт здійснення господарської операції.
Відповідно до абз. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 р. (далі – Закон №996-XIV), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Згідно з абз. 2 ст. 9 Закону №996-XIV, первинні документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі. Незалежно від форми їх складання, вони повинні містити обов’язкові реквізити, а саме:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, а також одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Наявність усіх обов’язкових реквізитів є важливою умовою належного оформлення первинного документа. Саме такі документи підтверджують факт здійснення господарської операції та слугують правовою підставою для її відображення у бухгалтерському обліку відповідно до вимог Закону №996-XIV.