Авансовий звіт у день звільнення: коли виникає подвійне оподаткування? У деяких ситуаціях працівник подає авансовий звіт у свій останній робочий день. При цьому кошти, наприклад, були використані на виконання службових доручень – зокрема, з роз’їзним характером роботи. Але як діяти підприємству, якщо обробка авансового звіту припадає вже на наступний місяць, коли працівник офіційно не працює?
Чи можна приймати авансовий звіт після звільнення?
Відповідно до чинного законодавства, зокрема пп.170.9.1 ПКУ, звітувати за використання коштів або електронних грошей може лише працівник або фізична особа, яка перебуває у трудових або цивільно-правових відносинах із підприємством. Це означає, що датувати авансовий звіт вже після звільнення (наприклад, у червні, якщо останній день роботи — 31 травня) не можна.
Що відбувається з податками?
Якщо авансовий звіт був складений у день звільнення, підприємство повинне утримати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір саме під час остаточного розрахунку. Такий обов’язок встановлено п.4 Наказу Мінфіну №841. Якщо цього не зробити — порушуються правила оподаткування.
Нюанс: працівник звітує вчасно, а підприємство не встигає
Іноді працівник формально звітує в останній день (наприклад, 31 травня), але бухгалтерія опрацьовує цей звіт у червні. В такій ситуації ПДФО та ВЗ не були утримані в момент звільнення, хоча не через нестачу доходу, а через відкладене опрацювання документів. Тоді підприємству доведеться:
- самостійно нарахувати податки з урахуванням «натурального» коефіцієнта;
- повторно оподаткувати суму сплачених податків як додаткове благо.
Інакше кажучи, виникає подвійне оподаткування – і це не просто теоретичний ризик, а практична вимога при недотриманні строків оподаткування при звільненні.
Які строки для сплати податків?
Згідно з пп.168.1.4 ПКУ, ПДФО та ВЗ слід перерахувати до бюджету не пізніше ніж протягом 3 операційних днів після нарахування. Якщо звіт датовано 31 травня, а внесений в облік на початку червня, то податки мають бути сплачені не пізніше 3 липня. У такому разі донараховані податки відображаються у формі 4-ДФ за травень і порушення не виникає — попри те, що звіт фактично був внесений у липні.