Чи потрібно оновлювати наказ про склад інвентаризаційної комісії у разі зміни назви посади її члена? На практиці це питання виникає доволі часто, адже кадрові зміни відбуваються регулярно, а правильне документальне оформлення має критичне значення для законності дій комісії.
Що говорить закон?
Відповідно до п. 1 розділу ІІ Положення №879, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879, для проведення інвентаризації розпорядчим документом керівника створюється інвентаризаційна комісія, до складу якої входять представники бухгалтерії, управлінського персоналу та досвідчені працівники, які знаються на об’єкті інвентаризації. У наказі про затвердження складу комісії обов’язково зазначаються прізвища та посади її членів.
Зміна назви посади одного з членів комісії означає зміну інформації, яка була визначена у розпорядчому документі. Тому для збереження актуальності та правомочності складу комісії необхідно внести зміни до відповідного наказу.
Чому це важливо?
Наказ про затвердження складу комісії є підставою для надання їй повноважень на проведення інвентаризації. Всі дії комісії, зокрема підписання первинних документів, повинні бути належним чином уповноважені. Якщо в документі зазначена неактуальна посада члена комісії — це може викликати сумніви у достовірності інвентаризаційних матеріалів.
Крім того, відповідно до ст. 32 КЗпП України, зміна назви посади працівника вважається зміною істотних умов праці. А значить — має бути відповідно оформлена та відображена в документації.
Які ризики?
Якщо склад комісії не оновлено в наказі, можуть виникнути такі ризики:
- визнання актів інвентаризації недійсними;
- зауваження з боку аудиторів або контролюючих органів;
- сумніви у відповідності фінансової звітності вимогам МСФЗ, оскільки інвентаризація є елементом внутрішнього контролю і підтвердження активів.
Рекомендації
Щоб уникнути вищезгаданих ризиків, варто:
- внести зміни до чинного наказу, або
- видати новий наказ, у якому зазначити актуальне найменування посади члена комісії.