Бухгалтерський облік господарських операцій в Україні базується на принципі документального підтвердження. Саме первинні документи є основою для відображення операцій у бухгалтерському та податковому обліку, а їх належне оформлення має ключове значення під час перевірок контролюючих органів. Законодавство України чітко визначає вимоги як до паперових, так і до електронних первинних документів.
Первинний документ як підстава для бухгалтерського обліку
Відповідно до пункту 1 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV (далі – Закон №996-XIV), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Згідно зі статтею 1 Закону №996-XIV, первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію. Саме факт здійснення господарської операції та її зміст мають бути підтверджені відповідним документом, оформленим з дотриманням вимог законодавства.
Обов’язкові реквізити первинних документів
Пунктом 2 статті 9 Закону №996-XIV встановлено, що первинні документи можуть складатися у паперовій або в електронній формі, за умови наявності обов’язкових реквізитів. До таких реквізитів належать:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України);
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Відсутність хоча б одного з обов’язкових реквізитів може поставити під сумнів можливість використання такого документа в бухгалтерському обліку.
Особливості застосування електронних первинних документів
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, що прямо передбачено абзацом четвертим пункту 2 статті 9 Закону №996-XIV.
Правовий статус електронних документів визначено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. №851-IV (далі – Закон №851-IV). Відповідно до статті 5 цього Закону, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений та перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (абзаци третій та четвертий статті 5 Закону №851-IV).
Електронний підпис та електронна печатка
Згідно з абзацом першим статті 6 Закону №851-IV, для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа застосовується електронна печатка (абзац другий статті 6 Закону №851-IV).
Накладання електронного підпису та/або електронної печатки є завершальним етапом створення електронного документа (абзац третій статті 6 Закону №851-IV). Саме з цього моменту електронний документ вважається оформленим належним чином та може використовуватися в бухгалтерському обліку.
Відповідно до абзацу п’ятого статті 6 Закону №851-IV, суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Отже, первинні документи є обов’язковою та базовою підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. Законодавство України дозволяє використовувати як паперові, так і електронні первинні документи за умови дотримання встановлених вимог до їх змісту, реквізитів та порядку підписання. Належне оформлення первинних документів, у тому числі з використанням електронного підпису та електронної печатки, мінімізує ризики визнання господарських операцій недійсними під час податкових перевірок та забезпечує правову захищеність підприємства.