Для правильного ведення податкового та бухгалтерського обліку підприємству необхідно належним чином оформлювати господарські операції. Ключову роль у цьому відіграють первинні документи, адже саме вони є основою для формування показників звітності та підтвердження податкових зобов’язань.
Значення первинних документів для обліку
Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:
→ первинних документів;
→ регістрів бухгалтерського обліку;
→ фінансової звітності;
→ інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів.
Відповідно до п.1 ст.9 ЗУ №996-XIV, саме первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Згідно зі ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996-XIV (далі – ЗУ №996-XIV), первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Згідно з п.2 ст.9 ЗУ №996-XIV, первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і в електронній формі, але повинні містити обов’язкові реквізити:
→ назву документа (форми);
→ дату складання;
→ назву підприємства, від імені якого складено документ;
→ зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру;
→ посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;
→ особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Відсутність хоча б одного з цих реквізитів може поставити під сумнів правомірність відображення операції в обліку.
Електронні первинні документи
Первинні документи в електронній формі застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абз.4 п.2 ст.9 ЗУ №996-XIV). Відповідно до ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. №851-IV (далі – ЗУ №851-IV):
→ електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних;
→ він може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму;
→ візуальна форма — це відображення даних на екрані або на папері у вигляді, придатному для сприйняття.
Таким чином, електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, за умови дотримання встановлених вимог.
Електронний підпис та печатка
Згідно з абз.1 ст.6 ЗУ №851-IV, для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Крім того:
→ для підтвердження достовірності походження та цілісності документа може використовуватися електронна печатка (абз.2 ст.6 ЗУ №851-IV);
→ накладання електронного підпису та/або печатки завершує створення електронного документа (абз.3 ст.6 ЗУ №851-IV);
→ використання електронних підписів і печаток здійснюється у випадках, передбачених законодавством або за домовленістю між сторонами (абз.5 ст.6 ЗУ №851-IV).
Таким чином, первинні документи є основою як бухгалтерського, так і податкового обліку, тому їх правильне оформлення має критичне значення. Підприємству слід врахувати, що:
→ будь-яка господарська операція повинна бути підтверджена первинним документом;
→ документ має містити всі обов’язкові реквізити;
→ електронні документи є повноцінною альтернативою паперовим;
→ використання електронного підпису забезпечує юридичну значимість електронного документа.
Дотримання цих вимог дозволяє мінімізувати податкові ризики та забезпечити належне підтвердження господарських операцій під час перевірок.