Питання направлення працівника у службове відрядження без попередньої видачі авансу залишається одним із найбільш дискусійних у трудовому та податковому законодавстві. З одного боку, норми законодавства прямо гарантують працівнику компенсацію витрат, пов’язаних із відрядженням, але не містять прямого обов’язку щодо попередньої виплати авансу для всіх роботодавців. З іншого боку, контролюючі органи нерідко трактують відсутність авансу як порушення трудових гарантій працівника.
Які гарантії передбачає КЗпП
Відповідно до ст.121 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971р. №322-08 (далі – КЗпП), працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:
→ добові за час перебування у відрядженні;
→ вартість проїзду до місця призначення і назад;
→ витрати на найм житлового приміщення у порядку та розмірах, установлених законодавством.
Таким чином, КЗпП гарантує працівнику право на компенсацію витрат, пов’язаних із виконанням службового завдання поза місцем постійної роботи.
Чи є обов’язковою попередня видача авансу
Норми КЗпП не містять прямої вимоги щодо обов’язкової попередньої видачі авансу працівнику перед відрядженням. Це означає, що:
→ законодавство гарантує саме відшкодування витрат;
→ компенсація може здійснюватися як шляхом попереднього фінансування, так і після повернення працівника з відрядження;
→ за умови належного документального підтвердження витрат та дотримання порядку звітування такі суми не включаються до оподатковуваного доходу працівника.
Водночас обов’язок компенсувати фактично понесені витрати покладається саме на роботодавця.
Коли вимога щодо авансу є обов’язковою
Обов’язок видачі авансу прямо передбачений Наказом Міністерства фінансів України №59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон». Проте дія цієї Інструкції поширюється виключно на:
→ органи державної влади;
→ підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.
Для приватних підприємств та господарських товариств ця Інструкція не є обов’язковою нормативною базою. Отже, приватний роботодавець формально може врегулювати порядок фінансування відряджень внутрішніми документами підприємства.
Позиція Держпраці та Мінсоцполітики
Незважаючи на це, на практиці контролюючі органи часто займають більш жорстку позицію. Зокрема, у листі Міністерства соціальної політики України від 07.11.2013р. №998/13/155-13 зазначалося, що направлення працівника у відрядження без забезпечення його коштами може розцінюватися як порушення трудового законодавства.
Аналогічний підхід простежується і в роз’ясненнях Державної служби України з питань праці, де вказується, що відправлення працівника у відрядження без попередньої виплати авансу може створювати ситуацію, коли працівник фактично фінансує діяльність роботодавця власними коштами.
На практиці контролюючі органи виходять із того, що:
→ працівник не повинен нести фінансове навантаження, пов’язане з виконанням службових завдань;
→ відсутність авансу може порушувати гарантії, передбачені трудовим законодавством;
→ роботодавець повинен забезпечити реальну можливість виконання службового завдання без використання працівником власних коштів.
Практичні рекомендації для роботодавців
З урахуванням існуючої практики роботодавцям доцільно:
→ забезпечувати працівника авансом перед відрядженням;
→ або використовувати альтернативні способи фінансування витрат — корпоративні картки, оплату квитків та проживання безпосередньо підприємством тощо;
→ закріпити порядок фінансування відряджень у внутрішньому положенні про службові відрядження.
Такий підхід дозволяє мінімізувати ризики претензій з боку Держпраці та уникнути спорів щодо порушення трудових гарантій працівників.
Таким чином, хоча для приватних підприємств законодавство прямо не встановлює обов’язку видавати аванс перед відрядженням, практика контролюючих органів свідчить про доцільність попереднього забезпечення працівника коштами або іншим механізмом фінансування витрат, пов’язаних із виконанням службового завдання.