Підприємства нерідко організовують мотиваційні зустрічі з бізнес-партнерами, залучаючи до їх проведення працівників, які мають роз’їзний характер роботи. У такому випадку важливо правильно визначити порядок документального оформлення понесених витрат, оскільки від цього залежить їх відображення в бухгалтерському та податковому обліку.
Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – ЗУ № 996-XIV) та п. 2.1 Наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Наказ № 88), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Якщо працівники, які здійснюють організацію мотиваційного заходу, мають роз’їзний характер роботи, оформлення відрядження для них не здійснюється. У такому разі понесені ними витрати не вважаються витратами на відрядження, а розглядаються як витрати, здійснені підзвітними особами при виконанні окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок роботодавця.
Саме тому до таких витрат застосовуються не положення пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ), які регулюють витрати у відрядженні, а вимоги пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ.
Згідно з пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ податковим агентом під час оподаткування сум, виданих працівнику під звіт і не повернутих у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, є особа, яка видала такі кошти. При цьому до суми перевищення не включаються та не підлягають оподаткуванню документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів (електронних грошей), наданих під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків у встановлених межах, якщо такі витрати здійснювалися з рекламною метою.
Водночас Податковий кодекс України не визначає, якими саме документами повинні підтверджуватися такі витрати. Детальний перелік підтвердних документів, наведений у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, стосується виключно витрат на відрядження, а тому не застосовується до витрат, понесених підзвітними особами під час організації мотиваційних чи рекламних заходів.
За відсутності спеціальних вимог ПКУ необхідно керуватися загальними правилами ведення бухгалтерського обліку. Зокрема, відповідно до п. 2 ст. 9 ЗУ № 996-XIV та п. 2.3 Наказу № 88, первинні документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі та повинні містити обов’язкові реквізити, а саме:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Отже, оскільки Податковий кодекс України не встановлює окремого переліку документів для підтвердження витрат підзвітних осіб на проведення мотиваційних, рекламних чи презентаційних заходів, документальне оформлення таких витрат здійснюється за загальними правилами бухгалтерського обліку. Саме належним чином оформлені первинні документи з усіма обов’язковими реквізитами є основною підставою для підтвердження понесених витрат та їх відображення у бухгалтерському і податковому обліку.