Електронний документообіг: впровадження електронного документообігу на підприємстві надає безліч переваг та робить процеси більш комфортними та простішими. Тому обов’язково потрібно бути ознайомленими із правилами складання таких документів та окремими важливими нюансами.
Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. (ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. №. 851-IV, далі – ЗУ №. 851-IV).
Оригінал електронного документа
Відповідно до ст. 7 ЗУ №. 851-IV визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017р. №. 2155-VIII (далі – ЗУ №. 2155-VIII).
Частиною 5 ст. 1 ЗУ №. 851-IV встановлено, що склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством, але фактично у ЗУ №. 851-IV відсутній їх перелік. Відповідно до ст. 1 ЗУ №. 851-IV, обов’язковим реквізитом електронного документа вважаються обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Згідно з ч. 1 ст. 581 Господарського кодексу України від 16.01.2003р. №. 436-IV (далі – ГКУ) встановлено, що суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Проте, використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.
Якщо у підприємства укладені документи як в електронному, так і у паперовому вигляді
Варто зазначити, якщо у підприємства будуть укладені документи як в електронному, так і у паперовому вигляді з різними реквізитами, виникне питання, щодо оригіналу документу. Адже ч. ст. 7 ЗУ №. 851-IV передбачено, що якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Саме наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ КЕП чи печатки платника податку є достатнім підтвердженням справжності документа. (абз. 2 пп. 48.5.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №. 2755-VI )
На думку податківців, якщо у підприємства є печатка – вона має бути проставлена на електронному документі, а саме у роз’ясненні з категорії 129.03 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР, зазначено: «Створення електронного документа завершується накладанням на нього КЕП підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності)».
Водночас, у ч. 2 ст. 6 ЗУ №. 851-IV печатка не згадується: «Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа». Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків (ч. 3 ст. 581 ГКУ).
Враховуючи вище наведене, електронна печатка, так само як і печатка – не є обов’язковим реквізитом будь-якого документу, тому з юридичної точки зору, проставляння електронної печатки на електронних документах не вимагає беззастережного дотримання.