Іноді для перевірки виконання умов співпраці з контрагентом виникає потреба придбати власну продукцію через сайт партнера. Зазвичай така закупка здійснюється працівником підприємства. Така ситуація викликає ряд практичних питань: чи законна така операція, як її документально підтвердити і чи є податкові ризики?
Чи може працівник купити продукцію власного підприємства?
У законодавстві термін «контрольна закупка» застосовується винятково до дій державних органів у межах оперативно-розшукової чи контрольної діяльності. Приватні підприємства не мають права проводити «контрольні закупки» в офіційному значенні. Натомість така операція може вважатися звичайною господарською дією за умови наявності ділової мети.
У випадку придбання власної продукції з метою перевірки дотримання умов договору, якості сервісу або контролю цін, така дія може бути обґрунтована як економічно доцільна.
Податкові ризики: на що звернути увагу?
Основний ризик — це відсутність ділової мети. Закон визначає ділову мету як наявність наміру отримати економічний ефект. Якщо витрати підприємства підтверджують цей намір — наприклад, дозволяють виявити порушення з боку контрагента — вони можуть бути визнані господарськими.
У разі відсутності підтвердних документів або економічного обґрунтування податкова може виключити такі витрати з обліку та зменшити податковий кредит з ПДВ.
Як правильно оформити таку закупку?
Щоб мінімізувати ризики, рекомендується підготувати:
- наказ керівника про здійснення закупки з чітким формулюванням мети;
- кошторис витрат, у якому вказано допустиму суму;
- документи, отримані від продавця: чек, рахунок, накладна тощо;
- звіт працівника про придбання з описом результатів (наприклад, чи відповідає сервіс заявленим умовам);
- виписку з особистої або корпоративної картки, якщо оплата здійснювалась з неї.
Чи оподатковується така операція?
Якщо працівник надає всі підтверджувальні документи, витрати компенсуються у рамках господарської діяльності, і вони не підлягають оподаткуванню ПДФО чи військовим збором. Це передбачено положеннями Податкового кодексу.
Отже, закупівля власної продукції у контрагента може бути визнана господарською операцією, якщо вона обґрунтована діловою метою та документально підтверджена. У такому разі підприємство має право компенсувати витрати працівника без оподаткування, за умови правильного оформлення документів і дотримання вимог податкового законодавства.
Витрати на таксі у відрядженні: які документи потрібні для підтвердження? У сучасних умовах працівники часто користуються сервісами таксі під час службових відряджень, зокрема і за кордоном. Постає логічне питання: чи можна компенсувати ці витрати, і які документи для цього вважаються належними?
Чи дозволено компенсувати витрати на таксі?
Податкове законодавство дозволяє роботодавцю відшкодовувати витрати на проїзд у межах службового відрядження, зокрема на орендований транспорт, що включає і таксі. Такі витрати не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб, якщо дотримані вимоги Податкового кодексу, а саме — якщо є належне документальне підтвердження і витрати пов’язані з господарською діяльністю підприємства.
Які документи є прийнятними для підтвердження?
Хоча для небюджетних підприємств не встановлено жорстких вимог до форми підтвердних документів, вони мають відповідати законодавству країни, де здійснювався проїзд. Документ повинен містити:
- дату і час поїздки;
- маршрут (місце відправлення і призначення);
- суму витрат;
- дані перевізника або сервісу.
У випадку з сервісами таксі такими підтвердженнями можуть бути:
- маршрутна квитанція або детальний чек, отриманий на електронну пошту;
- інформація з особистого кабінету;
- банківська виписка про оплату.
Ці документи разом підтверджують як факт поїздки, так і її вартість. Податкова практика також підтверджує можливість використання банківських виписок у комплексі з маршрутними квитанціями як підтвердження понесених витрат.
А суд що каже?
Судова практика підтримує платників податків. Наприклад, апеляційні суди визнають банківські виписки в сукупності з маршрутами руху таксі належними доказами витрат у службовому відрядженні.
Отже, компенсація витрат на таксі у відрядженні можлива за наявності підтвердних документів. У разі користування сервісами таксі — це роздруківка маршруту та банківська виписка або електронний чек. За умови зв’язку таких витрат з господарською діяльністю та правильного документального оформлення вони не є об’єктом оподаткування і визнаються податковими органами.