Витрати на таксі у відрядженні: які документи потрібні для підтвердження?

Витрати на таксі у відрядженні: які документи потрібні для підтвердження? У сучасних умовах працівники часто користуються сервісами таксі під час службових відряджень, зокрема і за кордоном. Постає логічне питання: чи можна компенсувати ці витрати, і які документи для цього вважаються належними?

Чи дозволено компенсувати витрати на таксі?

Податкове законодавство дозволяє роботодавцю відшкодовувати витрати на проїзд у межах службового відрядження, зокрема на орендований транспорт, що включає і таксі. Такі витрати не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб, якщо дотримані вимоги Податкового кодексу, а саме — якщо є належне документальне підтвердження і витрати пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Які документи є прийнятними для підтвердження?

Хоча для небюджетних підприємств не встановлено жорстких вимог до форми підтвердних документів, вони мають відповідати законодавству країни, де здійснювався проїзд. Документ повинен містити:

дату і час поїздки;
маршрут (місце відправлення і призначення);
суму витрат;
дані перевізника або сервісу.

У випадку з сервісами таксі такими підтвердженнями можуть бути:

маршрутна квитанція або детальний чек, отриманий на електронну пошту;
інформація з особистого кабінету;
банківська виписка про оплату.

Ці документи разом підтверджують як факт поїздки, так і її вартість. Податкова практика також підтверджує можливість використання банківських виписок у комплексі з маршрутними квитанціями як підтвердження понесених витрат.

А суд що каже?

Судова практика підтримує платників податків. Наприклад, апеляційні суди визнають банківські виписки в сукупності з маршрутами руху таксі належними доказами витрат у службовому відрядженні.

Отже, компенсація витрат на таксі у відрядженні можлива за наявності підтвердних документів. У разі користування сервісами таксі — це роздруківка маршруту та банківська виписка або електронний чек. За умови зв’язку таких витрат з господарською діяльністю та правильного документального оформлення вони не є об’єктом оподаткування і визнаються податковими органами.