У практиці господарської діяльності нерідко виникає ситуація, коли акт наданих послуг підписується після завершення строку дії договору або після закінчення звітного періоду. У таких випадках важливо правильно оцінити правові наслідки закінчення договору та порядок бухгалтерського відображення відповідних операцій.
Правова природа договору про надання послуг
Відповідно до п.1 ст.901 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. №435-IV (далі – ЦКУ), за договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов’язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник — оплатити виконавцеві зазначену послугу, якщо інше не встановлено договором.
Згідно з п.1 ст.631 ЦКУ строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої обов’язки відповідно до договору. Водночас відповідно до п.4 ст.631 ЦКУ закінчення строку договору не звільняє сторони від відповідальності за його порушення, яке мало місце під час дії договору.
Отже, якщо послуги фактично були надані у період дії договору, сам факт підписання акту після завершення строку договору не свідчить про недійсність таких послуг або неможливість їх оплати. Ключовим є підтвердження факту надання послуг у межах строку дії договору.
Первинні документи як підстава для бухгалтерського обліку
Згідно зі ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. №996-XIV (далі – ЗУ №996-XIV), первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.
Відповідно до п.1 ст.9 ЗУ №996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Згідно з п.5 ст.9 ЗУ №996-XIV господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі та повинні містити обов’язкові реквізити, зокрема дату складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (п.2 ст.9 ЗУ №996-XIV).
Таким чином, законодавство не забороняє складати первинні документи після завершення звітного періоду або після закінчення строку договору, якщо вони підтверджують операції, які фактично відбулися раніше. Вирішальним є правильне визначення періоду надання послуг та достовірне відображення відповідної інформації в бухгалтерському обліку.
Для мінімізації ризиків підприємству необхідно:
- чітко фіксувати в акті період, за який надано послуги;
- забезпечити наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа;
- відобразити витрати або доходи саме в тому звітному періоді, в якому послуги були фактично надані.
Недотримання вимог щодо належного документального оформлення або помилкове визначення звітного періоду може призвести до викривлення фінансової звітності та порушення вимог бухгалтерського законодавства.