У діяльності підприємств нерідко використовуються первинні документи, складені іноземною мовою (інвойси, акти, транспортні документи, готельні рахунки тощо). У такому випадку виникає питання: чи потрібен переклад, у якій формі та чи обов’язкове його нотаріальне посвідчення? Розглянемо вимоги законодавства.
Обов’язок ведення обліку на підставі первинних документів
Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI (далі – ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:
- первинних документів;
- регістрів бухгалтерського обліку;
- фінансової звітності;
- інших документів, ведення яких передбачено законодавством.
При цьому згідно зі ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999 р. (далі – Закон №996-XIV), саме первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Отже, будь-який документ, який підтверджує господарську операцію та впливає на облік і оподаткування, повинен відповідати вимогам законодавства щодо його оформлення.
Мовні вимоги до первинних документів
Відповідно до п. 1.4 Наказу Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (далі – Наказ №88), усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність складаються українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку та складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Водночас ні Закон №996-XIV, ні Наказ №88 не встановлюють спеціальних вимог до форми такого перекладу, порядку його засвідчення чи необхідності нотаріального посвідчення.
Позиція Міністерства фінансів
У листах Мінфіну від 13.06.2007 р. №31-34000-10/23-3986/4424 та від 24.10.2011 р. №31-08410-07-29/26066 (з посиланням на п. 1.3 Наказу №88 у редакції, чинній на момент надання роз’яснень) зазначено, що документи, складені іноземною мовою, які є підставою для здійснення записів у бухгалтерському обліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. При цьому у зазначених листах відсутні вимоги щодо:
- нотаріального посвідчення підпису перекладача;
- обов’язкового залучення сертифікованого перекладача;
- спеціальної форми засвідчення перекладу.
Таким чином, законодавство не встановлює обов’язку нотаріального посвідчення перекладу первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.
Переклад підтвердних документів у разі податкової перевірки
Окрему норму містить пп. 170.9.1 ПКУ, відповідно до якого за запитом представника контролюючого органу роботодавець або сторона, що відряджає, зобов’язані забезпечити за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою. При цьому ПКУ також не встановлює вимог щодо форми перекладу або обов’язковості його нотаріального засвідчення.
Отже, для цілей бухгалтерського та податкового обліку первинні документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Однак чинне законодавство не містить вимог щодо нотаріального посвідчення перекладу або обов’язкового залучення сертифікованого перекладача. Підприємство може самостійно організувати переклад (зокрема внутрішніми силами або із залученням спеціаліста), забезпечивши його достовірність та можливість ідентифікації змісту документа у разі податкової перевірки