У практиці бухгалтерського обліку доволі часто виникають ситуації, коли працівники підприємства придбавають залізничні квитки через інтернет-сервіси, зокрема через Приват24, LiqPay або інші онлайн-платформи. У цьому контексті важливими є два ключові питання:
Чи можуть електронні квитки або квитки, обміняні в касі, бути достатнім підтвердженням витрат для включення до бухгалтерського обліку?
Чи потрібно в такому разі нараховувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір?
Розглянемо відповіді на ці запитання з урахуванням норм чинного законодавства.
Види залізничних квитків і підтвердження витрат
Згідно з Наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства доходів і зборів України від 30.05.2013р. №331/137 «Про затвердження Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті» (далі — Наказ №331/137), у користувачів існує два основні способи придбання квитків:
- Електронний квиток
Це повноцінний проїзний документ, який не потребує обміну в касі. Його можна роздрукувати самостійно або пред’явити з мобільного пристрою. Він є розрахунковим документом, сформованим відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
- П.5.6 Наказу №331/137: електронний квиток (посадочний документ), роздрукований на паперовому носії, є розрахунковим документом (транспортним квитком).
- Інтернет-замовлення (з відкладеним друком)
У цьому випадку покупець отримує код замовлення, який потрібно обміняти в залізничній касі на паперовий квиток суворої звітності. Тобто сам по собі код замовлення або підтвердження оплати в інтернеті не є достатнім — обов’язковим є обмін на бланк проїзного документа.
Важливо: обмін квитка в касі може здійснити не лише особа, яка придбала квиток, а й інша особа, яка має код замовлення.
Які документи потрібні для підтвердження витрат?
Щоб витрати на залізничні квитки були підтвердженими та включеними до обліку без ПДФО та військового збору, необхідно мати:
- розрахунковий документ (електронний або паперовий квиток, придбаний через касу);
- платіжне підтвердження (банківська виписка або чек з Приват24, LiqPay тощо);
- бланк інтернет-замовлення з кодом, якщо квиток купувався з відкладеним друком;
- за потреби — копію паспорта, якщо ім’я в документах має відмінності через транслітерацію (наприклад, Іван, Олександр).
Щодо оподаткування: ПДФО та військовий збір
Відповідно до пп.170.9.1 Податкового кодексу України, сума витрат на відрядження, що підтверджена документально та не перевищує встановлених норм, не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. Таким чином:
- Якщо працівник надає паперовий або електронний проїзний документ, який підтверджує оплату квитка,
- якщо витрати пов’язані з відрядженням,
- і якщо документи підтверджують суму фактичних витрат (з урахуванням комісії),
— ПДФО та військовий збір не нараховуються.
Таким чином:
- Квитки, придбані через інтернет, можуть бути підтвердженням витрат, якщо:
- мають статус проїзного документа (електронного або на бланку суворої звітності),
- доповнені документом про оплату,
- є зв’язок між оплатою та отриманим квитком (код замовлення, ПІБ пасажира).
- Так, витрати можна відшкодувати працівникові без оподаткування ПДФО та військовим збором, якщо дотримані вимоги пп.170.9.1 ПКУ.
- Ні, сам по собі платіж через інтернет без обміну коду на квиток або без електронного посадочного документа не є достатнім підтвердженням витрат.
У разі сумнівів щодо відповідності документів критеріям обліку або потреби у внутрішньому підтвердженні зв’язку між оплатою та відрядженням, доцільно оформити службову записку або додаткове пояснення бухгалтера/керівника.