Підприємства часто стикаються з необхідністю придбати подарункові набори або інші матеріали для партнерів чи працівників. Одним із найзручніших способів здійснення таких операцій є використання корпоративної банківської картки. Податковий кодекс України прямо врегульовує порядок документального підтвердження витрат при оплаті платіжними інструментами, що дозволяє робити такі придбання без порушення податкових вимог.
Норми Податкового кодексу щодо підтвердження витрат
Підпункт 170.9.2 ПКУ передбачає, що якщо платник податку під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій здійснює оплату платіжним інструментом — корпоративним чи особистим, — то підтвердженням таких витрат може бути виписка або інші відомості з рахунку, які містять інформацію про здійснену операцію. Закон дозволяє використовувати як електронну, так і паперову форму документів. Це означає, що для підтвердження витрат за корпоративною карткою не обов’язково мати паперовий чек — достатньо банківської виписки, якщо вона містить передбачені законом реквізити.
Строки подання авансового звіту
Абзац «б» пп.170.9.3 ПКУ встановлює вимогу щодо строку подання підтверджувальних документів у разі безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів. Платник податку має надати авансовий звіт і підтвердити понесені витрати до завершення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено цивільно-правові дії, виконані за дорученням підприємства.
Також у цей строк необхідно повернути надміру витрачені кошти, якщо такі суми виникли.
Чи можна купувати подарункові бокси за корпоративну картку?
Враховуючи норми ПКУ, оплата подарункових наборів корпоративною банківською карткою працівником з наступним поданням авансового звіту є цілком правомірною.
Головними умовами є:
- наявність виписки або іншого електронного/паперового документа, що підтверджує операцію;
- подання авансового звіту у встановлений строк;
- наявність наказу або іншого розпорядчого документа підприємства, що підтверджує мету придбання;
- коректне відображення витрат у бухгалтерському обліку.
Отже, підприємство може безперешкодно використовувати корпоративну банківську картку для придбання продуктових боксів чи інших матеріалів, якщо ці витрати належним чином підтверджені та оформлені. Правила, передбачені пп.170.9.2 та абз. «б» пп.170.9.3 ПКУ, прямо дозволяють застосування платіжних інструментів для таких операцій. Це зручно, безпечно та відповідає вимогам податкового законодавства.