Для уникнення помилок важливо чітко дотримуватися правил документального оформлення списання допоміжних товарів або друкованих матеріалів при організації заходів. Розглянемо типову ситуацію, яка часто виникає на практиці при підготовці до маркетингових заходів. Наприклад, 12 червня 2025 року планується проведення офлайн-заходу для клієнтів та партнерів у межах маркетингової кампанії. Для забезпечення заходу ще 20 травня 2025 року було придбано друковані інформаційні таблички формату А3. Згідно з оформленою видатковою накладною №215 від 20.05.2025р., ці матеріали були відразу списані на витрати без оприбуткування на склад.
У зв’язку з цим виникає питання: якою датою оформлювати Акт на списання матеріалів — датою придбання (20.05.2025р.) чи датою проведення заходу (12.06.2025р.)? І чи не стане завчасне складання акту підставою для невизнання витрат?
-
Підхід з точки зору МСФЗ
Відповідно до п. 6 МСБО 2 «Запаси», запаси — це активи, які:
- утримуються для продажу;
- перебувають у процесі виробництва;
- існують як сировина, матеріали або комплектуючі для споживання у виробництві або при наданні послуг.
У випадку придбання друкованих матеріалів для маркетингового заходу, їх не можна вважати запасами у звичайному сенсі, оскільки вони не використовуються у виробництві або продажу продукції. Тому правильним є відображення витрат без оприбуткування таких матеріалів на склад, а саме: Дт 92 Кт 631 (або інший рахунок витрат, залежно від облікової політики).
-
Що каже Податковий кодекс України?
Водночас Податковий кодекс України (далі – ПКУ) вимагає підтвердження зв’язку витрат з господарською діяльністю (пп.14.1.27 ПКУ) та наявності документального підтвердження для податкового кредиту з ПДВ (п.198.6 ПКУ). Тобто, навіть якщо за МСФЗ списання відбувається одразу, підприємству потрібно створити внутрішню систему документообігу, яка демонструє логіку та реальність використання матеріалів у бізнес-цілях.
-
Рекомендоване документальне оформлення списання допоміжних товарів при організації заходів
Щоб зберегти право на податковий кредит і підтвердити господарське призначення витрат, рекомендується:
- придбати матеріали та відразу віднести на витрати (як це було зроблено 20.05.2025р.).
- передати матеріали на відповідальне зберігання, наприклад, за Актом приймання-передачі, особі, відповідальній за організацію заходу (можна вести забалансовий облік, як це практикується з МШП);
- безпосередньо перед заходом (наприклад, 10.06.2025р.) передати матеріали іншій відповідальній особі — тому, хто буде їх роздавати учасникам;
- після проведення заходу (12.06.2025р.) скласти Звіт про використання матеріалів, де буде зазначено, скільки і кому було роздано;
- оформити Акт списання матеріалів (наприклад, 13.06.2025р.) на підставі Звіту. Такий акт носитиме інформативний характер і не відображатиметься в облікових регістрах, адже витрати вже були враховані раніше.
-
Додаткове благо — за потреби
Якщо матеріали були роздані персоніфіковано (тобто конкретним особам), і при цьому їх вартість перевищує допустимі норми (пп.165.1.39 ПКУ), то слід визнати додаткове благо та нарахувати відповідні податки (ПДФО, ВЗ, ЄСВ — у межах вимог).
Таким чином, оформлення Акту списання датою придбання допустиме і не суперечить вимогам МСФЗ. Але для цілей податкового обліку доцільно скласти додаткові документи, що підтверджують використання матеріалів саме у рамках заходу. Це дозволить обґрунтувати зв’язок витрат із господарською діяльністю та уникнути податкових ризиків.